Vésd a fejedbe ezt a mátrixot, és mostantól bármire lesz időd!
A time-management sokunk életében sarkallatos pont, azonban sokszor nem tudjuk, milyen megoldásokhoz nyúljunk. A piacon végtelen applikáció és szoftver sorakozik, amelyek mind nekünk hivatottak segíteni. Mi most mutatunk egy nagyon egyszerű és könnyen megjegyezhető módszert, amivel biztosan sokkal hatékonyabb lehetsz.

Eisenhower, egykori amerikai elnök száját hagyta el az az örökérvényű igazság, hogy "ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős, ritkán fontos." Ez így mind rendben is van, de hogyan hasznosíthatjuk ezt a munkánk során?

Steven Covey gondolta tovább az amerikai elnök gondolatait, és fordította át őket egy egyszerűen nagyszerű 2x2-es mátrixba, amely azóta rengeteg segítséget nyújt az üzleti élet szereplőinek. Ez az Eisenhower-mátrix.

Készítsd el a saját mátrixod!

A soha véget nem érő to-do-listek helyett, határozd meg a feladataidat és priorizáld őket az Eisenhower-mátrixszal. 

  1. Először is vegyél elő egy sima lapot (legjobb ha újrahasználod egy papírlapnak a másik oldalát :) ).
  2. Rajzolj fel négy négyzetet, hasonló elrendezésben, mint a cikkben található illusztráción.
  3. A függőleges tengelyen tűntesd fel a Fontos-Nem fontos dimenziókat, a vízszintesen pedig a Sürgős-Nem sürgős kategóriák szerepeljenek.
  4. Első lépésként vess egy pillantást a to-do listedre, és írd mellé, melyek azok a tételek, amelyek Sürgősek, és melyek azok, amelyek Fontosak. Nyugodtan jelölj bizonyos itemeket mindkét jelzővel, vagy éppen egyikkel sem.
  5. Most írj le mindent a mátrixodba, ami szerinted egyszerre Fontos és Sürgős, tehát a bal felső négyzetbe kerül. Itt még ne elemezd túl a dolgokat, csak írj fel minden tételt, amit korábban egyaránt sürgősnek és fontosnak is ítéltél.
  6. Ezt követően minden egyes tételt helyezd el a neki megfelelő négyzetbe.
  7. Ha ezzel megvagy, eljött az önreflexió ideje! Vess egy pillantást a papírodba, mit látsz? Van olyan doboz, amibe több tételt pakoltál, mint a többibe? Van olyan, ami üres? Ha igen, érdemes újradefiniálnod, hogy mit is jelent számodra a Fontos és a Sürgős kifejezések. Biztos, hogy minden item a listádon Fontos? Néhány itemet nem tudnál esetleg átpakolni a Nem sürgős dobozba?

Ha ezzel megvagy, jöhet a cselekvés ideje! 

1. doboz: Sürgős és Fontos

Csináld meg azonnal! Őszintén szólva, ezek azok a feladatok, amiknek jobb, ha azonnal nekilátsz, amint befejezted az Eisenhower-mátrixodat. Ha ebben a dobozban rendszeresen sok feladatot találsz, érdemes lehet elgondolkodnod azon, hogyan tudnád úgy fejleszteni az együttműködést a kollégáiddal, hogy több feladatot delegálhass számukra. Ne feledd, egy vezető sem attól jó vezető, hogy ő maga mindent megcsinál, hanem, mert képes átadni a gyeplőt a munkatársainak, és a feladatokat megfelelő embereknek delegálni.

2. doboz: Fontos, de Nem sürgős

Tervezd meg! Ezek olyan fontos feladatok, amelyeket nem bízhatsz másra, azonban még várhatnak. Ezek az itemek úgymond a parkolópályán vannak, csak akkor érdemes nekilátnod ezeknek, miután az 1. dobozka feladatait letudtad. 

3. doboz: Sürgős, de Nem fontos

Delegáld! Na, ezek azok a feladatok, amelyeket nyugodt szívvel adhatsz ki a kezeid közül a csapatod tagjainak. Igazán itt van jelentősége annak, mennyire vagy képes szelektálni és priorizálni, hiszen látszólag minden feladat nagyon fontos, pláne, ha sürgős is, azonban emlékezz: nem neked kell mindent megcsinálnod!

4. Nem is fontos és nem is sürgős

Felejtsd el! Az itt szereplő itemeket bátran törölheted, hiszen se nem fontosak, se nem sürgősek. Minek terhelnéd hát az elvégzésükkel magadat és a csapatodat? Persze, lehet, hogy a jövőben az itt szereplő itemek másik dobozkába kerülnek, de addig minek bajlódnál velük feleslegesen?