A nyári szabadság sokak számára a pihenés és feltöltődés időszaka, de a gondtalan kikapcsolódás alapja gyakran már az utazás előtti napokban eldől. Egy jól megszervezett feladatátadás nemcsak a munkahelyi folyamatok zavartalan működését biztosítja, hanem a kollégák munkáját is megkönnyíti.
Dr. Kibédi-Varga Katalin, a JTI etikett szakértője szerint a szabadság előtti felkészülés a professzionális és tiszteletteljes munkahelyi kommunikáció része. „Az, ahogyan tájékoztatjuk kollégáinkat a távollétünkről, sokat elárul arról, mennyire tiszteljük mások idejét. A jól előkészített feladatátadás lehetővé teszi, hogy mi is valóban kikapcsolódjunk a szabadság alatt” – emeli ki a szakértő.
1. Tervezés és felkészülés
A sikeres feladatátadás alapja a megfelelő előkészítés. Érdemes már egy-két héttel az indulás előtt átgondolni, mely feladatok igényelnek helyettesítést és áttekinthető formában dokumentálni a folyamatban lévő teendőket.
Fontos, hogy a helyettesítő kolléga hozzáférjen a szükséges információkhoz, dokumentumokhoz és kapcsolattartókhoz. Egy rövid személyes egyeztetés szintén sokat segíthet abban, hogy a felmerülő kérdéseket még a szabadság előtt tisztázni lehessen.
2. Kommunikáljunk időben
A felettesek, kollégák és partnerek számára is megkönnyíti a tervezést, ha időben értesülnek a távollétünkről. A szabadság előtti napokban érdemes lezárni a függőben lévő ügyeket, valamint a helyettesítő kollégát bevonni a fontosabb egyeztetésekbe és kommunikációba.
3. Az „out of office” üzenet szerepe
Az automatikus válaszüzenet a szabadság alatti kommunikáció egyik legfontosabb eszköze. Érdemes benne feltüntetni a visszatérés várható időpontját, valamint annak az elérhetőségét, aki sürgős esetben segítséget tud nyújtani.
4. A pihenéshez határok is kellenek
A szabadság célja a feltöltődés, ezért fontos előre eldönteni, hogy mennyire szeretnénk elérhetők maradni. Ha nem tervezünk dolgozni a pihenés alatt, ezt érdemes egyértelműen jelezni, és következetesen tartani magunkat ehhez.
4+1. A kölcsönös tisztelet a dohányzásra is vonatkozik
A munkahelyi együttéléshez hozzátartozik az is, hogy figyelembe vesszük egymás szokásait és igényeit, ilyen például a kijelölt dohányzóhelyek használata is. A kölcsönös figyelmesség és tisztelet hozzájárul a harmonikusabb munkahelyi légkör kialakításához.
A fenti egyszerű OOO-szabályok betartásával a nyári távollét tudatosan és stresszmentesen is megvalósítható. Dr. Kibédi-Varga Katalin szerint a szabadság előtti felkészülés nemcsak a munkahelyi hatékonyságot segíti, hanem azt is megmutatja, hogy távollétünk alatt is felelősséggel viszonyulunk kollégáinkhoz és közös feladatainkhoz.
