A Harvard Business Review szerint a céges meetingek rengeteg időt és figyelmet nyelnek el a hasznos munkaidőből. Egy-egy meghívás inkább a távolmaradás lehetséges útjait hívja életre, minthogy a produktivitás és a kreatív közös munka reményét ébressze bennünk. Néhány fontos szempontot veszünk sorra, melyek segítenek eligazodni, és dönteni arról, hogy melyek azok a találkozók amelyeken a részvételünk elengedhetetlen és melyek azok melyekből érdemes kimaradni. Természetesen ha a meghívásra nemet mondunk azt tehetjük változatos formában anélkül, hogy feszült légkör alakulna ki körülöttünk.
Az email tárgya figyelmeztet, gyakran olyasmire is, amiről legszívesebben tudomást sem vennénk. Vannak olyan megbeszélések melyről már a meghívó olvasásakor tudjuk biztosan, hogy számunkra haszontalanok és csak az időnket fogjuk vesztegetni akkor, ha részt veszünk rajta.
A csapat meetingeken sok esetben semmi mást nem hallunk csak, hogy ki mivel töltötte az elmúlt hetét, planning meetingeken gyakran szörszálhasogató részletek megvitatása folyik céltalanul, nem beszélve a kaotikus, random öteltbörzéről, a „brainsorming session”-ről mely a hangos extrovertáltak kedvenc munkahelyi színpada.
Néhány elől könnyű kitérni, ugyanakkor vannak, amelyek esetében nehezebb helyzetben vagyunk. Különösen akkor, ha a meghívó egyenesen a főnökünktől, egy fontos ügyféltől vagy egy befolyással bíró kollégától érkezik. A helyzet mégsem reménytelen, van néhány taktika melyet alkalmazva kikerülhetünk a szorító helyzetből.
Naptárunk és produktivitásunk védelmében az alábbi módszerek valamelyikét ajánljuk
Részvétel kötelező/erősen ajánlott
Azok a megbeszélések melyek célja maga a döntéshozatal, ott a részvétel nem kérdéses, hanem kötelező. Fontos, hogy a csapatunk együtt határozzon X vagy Y projekt végrehajtásáról, közösen jusson el a megoldásig és hogy teret adjunk a személyes véleményformálásnak.
Szintén értékes a jelenlét, amikor a cég vagy a csoport, akivel együtt dolgozunk stratégiai irányokat határoz meg. Bár a vállalati levelező rendszer hasznos munkaeszköz, a közös víziót azért szerencsésebb személyesen megalkotni.
Számos megbeszélés tárgya lehet számunkra unalmas, vagy nélkülözhető, de a részvevők listáját érdemes azért végigpörgetni. Célszerű jelen lenni azokon a találkozókon, amikor a találkozás szó felértékelődik és a cél a személyes kapcsolataink elmélyítése.
Kerülőutak, nyerj egy kis időt
Amikor a téma fontos, de tudjuk, hogy a személyes részvétel nem indokolt, megkérhetjük a szervező kollégánkat, hogy egy összefoglaló email vagy egy rövid telefonhívás keretében tájékoztasson minket a találkozón elhangzottakról. Szintén kerülőutas megoldás és gyakran sikerre is vezet, ha egy éppen aktuális üzleti útra hivatkozva halasztást kérünk. Mire visszatérünk elképzelhető, hogy az eredetileg rendkívül sürgős és halaszthatatlan megbeszélés tárgya érvényét veszti, kollégánk el is felejtkezik róla vagy legalábbis a korábban nélkülözhetetlennek vélt jelenlétünk aktualitása csökken.
Végül engedni és részt venni
Érdemes felhívni a főnököd vagy kollégád figyelmét, hogy a rendelkezésre álló időd nem végtelen. Egy jól irányzott taktikus válasszal rábírhatod őket, hogy alaposan gondolják végig, hogy valóban indolkolt-e téged kibillenteni az aktuális feladatiddal való elmélyült foglalatosságból.
A modern vállalati élet black hole-jának is tekinthető megbeszélések közel 62 órát nyelnek el havonta a cég alkalmazottjainak idejéből. Számos munkavállaló passzív agresszív stratégiákat alkalmaz, késve érkezik a megbeszélésre vagy a tárgyalás során leplezetlenül mással foglalkozik. Ahelyett, hogy ilyen vagy ehhez hasonló módon megsértjük kollégáinkat és a vállalati kultúrát hasznosabb, ha a fent említett taktikák valamelyikét vetjük be. Így időnket és idegrendszerünket kímélve nem meetingről meetingre rohanunk, hanem értékes munkánkra koncentrálva leszünk ideális csapattagok.
