Ahol kevesebb asztal van, mint munkavállaló, ott a stratégia része a home office. Megfontolandó, hogy csökkentsük a munkaállomások számát, hiszen ez egyszerre költségkímélő hatású és környezettudatos döntés.

Azonban még ekkor is kérdés marad:

A kollégák részéről mekkora az igény? Van-e tipikus profilja annak, aki szeretne home office-ba menni, és van-e tipikus profilja annak, aki szeretne, de nem engedik?

Alapvető, hogy vannak bizonyos munkakörök, ahol a home office nem megoldható, ilyen például egy banki tanácsadóé, aki nyilvánvalóan nem fogadhatja otthon, a konyhában ülve az ügyfeleket. Ezzel szemben az IT-szektorban a home office ma már alapvetőnek számít. De számos munkakör van a szürke zónában – ezekkel mi a helyzet?

Profilok azért vannak: például aki time managementben gyengébb, azt nem feltétlenül jó ötlet egyből home office-ba engedni; de a tiltás helyett ilyenkor is célravezetőbb, ha megtanítjuk neki, hogyan priorizálhatja az idejét, és ezek után már elérhetővé tesszük neki is a lehetőséget. Teljes mértékben egyén- (és emellett életszakasz- és élethelyzet-)függő, hogy ki tud élni a home office adta lehetőségekkel, és ki nem. Egy lehetséges megoldás, ha a munkaadónak azt kell megindokolnia, ha valakit nem enged el home office-ba, és nem azt, ha valakit elenged. A többiek pedig szabadon eldönthetik, élnek-e a lehetőséggel.

Itt is az a kulcs, hogy vezetőként megbízom a munkavállalóban, hogy ő majd eldönti, hogy kell-e neki a kapcsolódás, jobban teljesít-e az irodából, továbbá hogy a munkakörébe belefér-e a home office. Merjük kezébe adni a döntést!

Vajon növeli-e a home office a potyautasságra való hajlamot?

Főleg idősebb, konzervatívabb vezetőktől gyakran hangzanak el efféle aggodalmak, mint: Nem olyan ez mintha azt mondanánk, hogy a bkv-n mostantól nincs ellenőr, és az "Egy megállóért hadd ne lyukasszak" mentalitás növekszik?

Fontos tudatosítani bennük és mindenkiben, hogy valójában nincs összefüggés! Potyautasok így is, úgy is lesznek minden szervezetben: az irodában is mindig akad, aki a kávészünetből siklik át az ebédszünetbe és így tovább; és ő hiába van bent, nagyobb cégnél ezt nem látja a munkaadó. De azt kis cégnél se látja, hogy facebookozik-e például munka helyett.

A megoldás: a kimeneti pontot kell mérni, mert abból látszik, hogy ki a potyautas – akárhonnét dolgozzanak is a munkavállalók. Az emberek találékonyságát nem érdemes lebecsülni: ha valaki nem akar dolgozni, ezt az irodában ugyanúgy tudja abszolválni, mint otthon. A bizalom pedig az esetek többségében kifizetődik (és amikor nem, akkor nem számít, hogy honnét dolgozik éppen a munkavállalónk).

Ha valaki megoldásokat gyárt arra, hogy úgy tűnjön, mintha dolgozna, az egy tünet – és ha ezt korrigáljuk (például a kurzorfigyelő rendszer bevezetésével), azzal csak a tünetet javítjuk, nem a probléma gyökerét kezeljük.

A legnagyobb kihívás: tud-e olyan keretet biztosítani a vezető, amin tetten érhető a teljesítmény.

Ehhez pedig a vezetőnek vissza kell bontania a kollégák számára, hogy honnan hová kell eljutnunk, és mi az az eredmény a nap végén, amivel ő elégedett lesz. Ez egy szervezetfejlesztési probléma: vezetőként meg tudod-e fogalmazni, hogy mi a siker; és ezt napokra le tudod-e bontani? Azt kell meghatározni, hogy mik a végkimeneti pontok, amiket elvársz a munkavállalóktól.

Oké, meggyőződtem róla, hogy a home office jó dolog, de hogyan vezessem be? Kevésbé rugalmas szervezeteknél hogyan működhet ez?

• A bevezetésnél általában jó ötlet a fokozatosság elvét alkalmazni.
• A vezetőket edukálni kell, hogy home office-pártiakká váljanak. Ma már nem nagyon gondolkodhatnak máshogy, mert a talenteket csak úgy lehet megtartani, ha megadod nekik a szabadságot.
• Szabályokat kell kialakítani az otthoni munkavégzéshez, de még ez előtt az elvárásokat is tisztába kell tenni.
• Ki kell alakítani a megfelelő környezetet: mindent el lehessen érni otthonról, a felhőből is, ami a munkavégzéshez szükséges.
• Legyen egy erős vezetői gárda, aki számon tudja kérni a hiányosságokat. Őszintének kell lenni, nyílt párbeszédet folytatni a munkavállalókkal. A csapaton belül egymást is számon kell tudni kérni.

Nem azt kell monitorozni, mi történik otthon a home office-ban, hanem azt, hogy általánosan mi történik a munkában!

És vezetőként jó mintát kell adni, jó példával elöl járni, hogy milyen a jó home office.

Ne kényszerűség szülje a home office-ot, hanem az igény, hogy az emberek jobb munkavállalók legyenek, és a legtöbbet tudják kihozni magukból.

Akkor nemsokára már senki se fog bejárni az irodába?

Most valószínűleg a kilengés állapotában vagyunk, ahogy az korábban az open office esetében is megfigyelhető volt, amikor hirtelen minden cégnél gombamódra szaporodni kezdtek az open office-ok. Idővel valószínűleg be fog állni az egyensúly, és a legtöbb munkakörben ez heti-kétheti egy home office-ban töltött napot fog jelenteni – vélekedtek a kerekasztal résztvevői. Amiatt sem érdemes aggódnunk, hogy a rugalmasságot a munkavállalóink nem fogják viszonozni; ez ugyanis megint csak nem azon múlik, honnan dolgoznak, hanem azon, hogy osztoznak-e a vezető víziójában, hajlandóak-e vele együtt haladni. Ez tehát az, amire mindenekelőtt törekedni kell.