A munka világa drámai tempóban alakul át. A mai munkavállalók, különösen a fiatalabb generációkhoz tartozók, nem csak hatékonyabban szeretnének dolgozni, hanem érezni akarják, hogy értékesek, támogatják őket, számítanak. Sok szervezet mégis ott tart, hogy a munkavállalói élmény széttöredezett és fárasztó: a belépés bonyolult, a belső mobilitás nehézkes, a kollégák közötti együttműködés döcög, a kilépés frusztráló. A következmény: 

Mindez nem csupán technológiai kérdés – de tény, hogy a megfelelő együttműködési technológia (angol nevén: collaboration vagy collab tech) nagyon is sokat tud segíteni ezen a téren. És ebben kulcsszerepet játszhat a mesterséges intelligencia (MI) is, amely megfelelő használat esetén paradox módon emberibbé tudja tenni a munkahelyeket.

Ahol Magyarország most tart – és amit veszíthet

A hazai vállalatok előtt hatalmas lehetőség áll ezen a téren. 2024-ben az Eurostat adatai szerint a 10 főnél több munkavállalót foglalkoztató magyar vállalatoknak csupán 7,4 százaléka használt valamilyen MI-megoldást – ez az egyik legalacsonyabb arány az EU-ban. A kommunikációs és tudományos szektor előrébb jár, de az építőipar vagy a szállítmányozás például szinte még el sem indult ezen az úton. 

Ez a lemaradás azt jelzi, hogy sok magyar cég és munkahely nem rendelkezik azokkal az alapvető eszközökkel, amelyek elősegítik a kollégák közötti együttműködést. Pedig az MI-alapú kollaborációs eszközök hatékony alkalmazása jelentősen növelheti a termelékenységet. Mivel a magyar üzleti vezetők az alkalmazotti életciklus kezelését – ideértve a beléptetést, a megtartást és a belső mobilitást – kulcsfontosságúnak tartják a versenyképesség szempontjából, a szervezeteknek be kell fektetniük az együttműködést segítő eszközökbe, és ösztönözniük kell azok használatát a munkahelyeken.

A mesterséges intelligencia szerepe az együttműködésben.

Az MI-vel kapcsolatban gyakran halljuk, hogy segíthet javítani a munkavállalók mindennapi munkáját azzal, hogy leveszi a vállukról az ismétlődő, időigényes feladatokat, így több idejük marad az értékesebb, kreatívabb munkára. De az is legalább ilyen fontos, hogy az MI képes jobbá tenni az alkalmazottak közötti kapcsolódást is – és fontos szerepet játszik a korszerű collab tech megoldásokban. Az alábbiakban négy olyan területet veszünk górcső alá, ahol a technológia nagyban javíthatja a munkavállalói élményt.

1. Erős kezdés: a beléptetés nem csak formalitás

Ahogy egy új kolléga megérkezik, az első élmények mindent megalapoznak. Ha már az elején gördülékenyen kapja meg az eszközeit, belép a rendszerbe, és eligazodik a munkakörnyezetében, az biztonságot és lendületet ad neki. Az MI-alapú asszisztensek nagy segítséget nyújtanak ebben: végigvezetik a technikai beállításokon, azonnal válaszolnak a kérdéseire, sőt, akár egy mentorral is összekötik.

2. Új pozíció, új eszközök – zökkenőmentesen

Egy új projekt vagy pozícióváltás természetes része a munkavállalói életútnak – a digitális környezetnek pedig ehhez rugalmasan kell igazodnia. Az automatikus jogosultságkezelés, az átlátható szabályrendszer és a különböző platformok közötti összhang segít abban, hogy mindenki pontosan azt a hozzáférést és eszközt kapja meg, amire szüksége van.

3. Folyamatos kapcsolódás: együttműködés a hibrid valóságban

A hibrid munka nem működik magától – tudatos digitális jelenlétre van szükség. Nem elég néha „ráírni valakire” vagy hetente egyszer zoomolni vele. Olyan eszközök kellenek, amelyek bevonják az embereket a napi munkafolyamatba: közös naptárak, élő dokumentumszerkesztés, és olyan kommunikációs terek, ahol mindenki hallathatja a hangját. Az MI-alapú kollaborációs analitikai eszközök itt is hasznosak: képesek felismerni, hol szigetelődnek el emberek vagy csapatok, és segít újra összehangolni a működést.

4. Kilépés, de nem „eltűnés”: tudatos lezárás és hosszú távú kapcsolat

Amikor egy kolléga elmegy, az nem csak egy „felhasználó törlése” a rendszerből. Fontos tudás távozik vele, és a cégnek felelőssége van abban, hogy ezt jól kezelje. Egy jól szervezett offboarding-folyamat nemcsak lezárja a hozzáféréseket és védi az adatokat, hanem strukturált tudásátadást is biztosít. Néhány szervezet még korlátozott, „alumni” hozzáférést is biztosít korábbi dolgozóinak, ami nemcsak a márka jó hírét erősíti, hanem új lehetőségeket nyit későbbi együttműködésekre is.

A digitális háttér, ami mozgatja a munkahelyi átalakulást

Az MI-alapú asszisztensek és az automatikus időbeosztás segítik a munkatársakat abban, hogy gyorsabban összefoglalják a megbeszélések lényegét, és javaslatokat tegyenek a következő lépésekre. A különböző platformok közötti integrációk megkönnyítik a projektmenedzsmentet, és csökkentik a súrlódást a csapatok között. A fejlett biztonsági megoldások – mint például az automatikus adatbesorolás vagy a blokklánc-alapú hitelesítés – pedig mindeközben védik az érzékeny kommunikációt. Ezek az eszközök nemcsak hatékonyabbá teszik a munkát, hanem egy befogadóbb és támogatóbb környezetet is teremtenek, amely elősegíti az üzletmenet folytonosságát és az innovációt.

Most kell a kapcsolódást előtérbe helyezni

Az, hogy jó-e valahol dolgozni, már nem csak a HR dolga. Az IT, az operáció, a vezetés – mind szerepet játszanak abban, hogy egy munkahely mennyire támogatja az embereit. Ha a vállalatok képesek valódi kapcsolatot építeni a digitális térben is, akkor az alkalmazottak nemcsak a cégnél maradnak — hanem kezdeményezni, fejlődni és innoválni fognak.

A szerző az Unisys Digital Workplace Solutions alelnöke és vezérigazgatója.

(Borítókép: Pixabay/Tung Lam)