Letícia kiemelte, hogy manapság egyre kevesebb emberből tudnak gazdálkodni, amikor új munkaerőre van szükség, így az, hogy mennyire gyorsan kap egy jelölt ajánlatot, kulcsfontosságú kérdés. Éppen ezért álltak neki a kékgalléros toborzási folyamataik felülvizsgálásának, hogy azt hatékonyabbá és optimálisabbá tegyék. Mindehhez a LEAN módszertanát alkalmazták, ugyanis a szakember szerint ez a folyamatoptimalizálási módszer nem csak a gyártásban, de egyéb területeken is nagyon hasznos szempontokat tud behozni.

Toborzási folyamat a LEAN előtt

Letícia összefoglalta, hogy mi volt jellemző a régi toborzási folyamatukra, melyben számos veszteséget tudtak beazonosítani:

• Minden nap interjúztattak.
• Egy adott pozícióra több területre is interjúztattak vezetők.
• Több terület vezetőjét és több műszak vezetőjét is rátették az interjú meghívóra, mert a HR előre nem tudta, melyik nap, melyik területen, ki milyen műszakos lesz.
• Ha valaki megfelelt, 1-2 nap múlva adtak neki ajánlatot.
• A jelölt csak pár nap múlva kapott foglalkozás-egészségügyi orvoshoz időpontot.
• Ha valaki adott területre nem felelt meg, de a vezetők ajánlották más területre, akkor újra behívták és valaki más leinterjúzta ismét.
• Előfordult, hogy több vezető közül egyik sem jött el interjúztatni időben, mert mindenki azt gondolta, valaki más majd meghallgatja a jelöltet, így a jelölt várakozott, a HR pedig kereste a vezetőket.
• A belépés napján a jelölt területtől függően, változó módon kapta meg a munkavégzéshez szükséges eszközeit, munkaruháját, szerszámait stb.

7 terület, ahol jelentős veszteségeket termelhetünk a kiválasztási folyamatban

Előadása következő részében Letícia azokat a területeket mutatta be, ahol az egyhetes ún. Lean AWO (Action Workout) alatt felismerték, hogy hatékonyabbá lehetne tenni a kékgallérosok toborzási folyamatát. Kiemelte, hogy ezek a fogalmak a gyártásból lehetnek ismerősek, azonban a példák jól megmutatják, milyen hatékonyak a toborzási folyamat hibáinak megvilágítására is.

1.  Túltermelés: azaz amikor többet, korábban vagy gyorsabban gyártunk, mint a következő folyamat vagy a vevő igénye.

Jelen esetben több interjút kellett szerveznie a HR-nek, mint amennyi szükséges lett volna, mivel az egyik területre/pozícióra nem megfelelt jelöltekkel újabb interjú időpontot szerveztek más területre.

2. Várakozás: tétlenség, nem megfelelő berendezésekből, folyamatokból adódó lassulás.

Például a jelöltek várakoztak az orvosi alkalmassági vizsgálat időpontjára, arra, hogy megkapják az ajánlatukat, időnként a megbeszélt interjúidőpontban is, mert nem volt elérhető vezető, aki leinterjúzza őket.

3. Szállítás: szállítás maga veszteség, mert nem teremt értéket. Nyilvánvaló, hogy az alkatrészeket és a termékeket szállítani kell, de az abszolút minimumon túl minden mozgás veszteség.

A toborzási folyamatban a jelöltek egyenként jöttek és egyenként mentek ki hozzájuk, kísérgették őket az interjú helyszínére.

4. Feldolgozás: szükségtelen vagy helytelen feldolgozás.

A jelöltek nem mindig látták a termelést, területet, ahol dolgozniuk kellett volna és voltak, akik amiatt léptek ki, mert nem arra számítottak, amit kaptak. 

5. Készlet: szükségtelen alapanyagok, alkatrészek, WIP (work-in-process, folyamatközi készlet) és késztermékek. Pontosabban a jól szabályozott húzórendszerben a minimálisan szükségesnél nagyobb készletet tartani.

A jelöltek a szükségesnél többet várakoztak orvosi alkalmassági vizsgálatra, ajánlatra vagy a következő interjú időpontjára. Ezalatt az idő alatt sokszor veszítettek is el jelölteket.

6. Mozgás: a dolgozók (operátorok) által végzett minden olyan mozdulat, amely nem teremt értéket. A gépek mozgásában is azonosíthatunk veszteséget.

A jelöltek volt, hogy többször bejöttek interjúra, valamint az onboarding során járkálniuk kellett a gyárban több helyre, hogy minden eszközt beszerezzenek, amire szükségük van. 

7. Javítás: ellenőrzés, utómunka és selejt.

Minden olyan jelölttel, aki az első interjúzott területre vagy munkakörre nem felelt meg, új interjút kellett szervezni. Amikor egyetlen vezető sem jelent meg időben az interjún, egyenként hívogatni kellett őket, hogy kerítsenek egy vezetőt, aki interjúztatja a jelöltet.

Toborzási folyamat a LEAN után

Miután azonosították a veszteségeket és levonták ennek tanulságait, a GE Gas Power-nél a kékgalléros toborzási folyamatban a következő változtatásokat vezették be:

2 dedikált interjú napot jelöltek ki a héten: ekkor hívták be az összes jelöltet és a vezetőknek csak ezeken a napokon kellett foglalkozni a kiválasztással.

Onboarding koordinátorokat neveztek ki: ők termelésből érkeztek és nem csak az onboardingot, de a kiválasztási részt is koordinálják. Ők szenior műszakvezetők, akik köztes műszakban vannak, ismerik a folyamatokat, a munkaköröket, az elvárásokat és minden kedden és csütörtökön délelőtt interjúztatnak és koordinálják, ki milyen szintű pozícióra alkalmas. 

Nincs újabb behívás az interjúra: minden lehetséges területre/munkakörre megnézik a jelölteket az adott interjú napon, azaz nem kell a jelölteknek több napon is interjúra érkezni.

A megfelelt jelölteknek megmutatják a munkavégzési helyüket.

Előre lefoglalt orvosi időpontok: Az interjú napokra az orvosnál lefoglaltak időpontokat, így utána tudják is küldeni a jelölteket.

Egy órán belül kézhez kapják az ajánlatot: A megfelelt jelöltek a meghallgatás után ajánlatot kapnak, nagyjából egy órán belül.

Dedikált onboarding terem kialakítása: minden, a munkavégzéshez szükséges eszközt összegyűjtöttek egy helyre, ami az onboardinghoz szükséges. Ide tartozik például a munkaruha, munkavédelmi cipő, szemüveg, eszközök, így a frissen kezdett munkavállalók mindent egyben megkapnak, majd mehetnek is a munkavégzés helyére.

Az eredmények magukért beszélnek

Előadása végén Letícia összefoglalta, milyen előnyökkel járt számukra a LEAN módszertan alkalmazása a toborzási folyamatok átalakítására:

• 27%-kal több ajánlatot adtak ki,
• 280%-os növekedést tapasztaltak az adott hónapban belépők számában,
• 31%-kal nőtt a felvett/kiadott ajánlatok aránya,
• és nem utolsósorban, minőségibb jelöltélményt tudnak biztosítani az új belépők számára.