A meetingek célja egykor a hatékonyság növelése és a teljesítmény optimalizálása volt: a kollégák segítsége vagy a főnök útmutatása olykor életmentő lehet egy-egy projekt teljesítéséhez. Csakhogy manapság átlagban heti 18 órát töltünk meetingeken, ami azért valljuk be, egy kicsit soknak tűnik az átlagos munkaidőnkkel összevetve. Ez pedig egyszerre idő- és pénzrabló tevékenység (nekünk az előbbi, cégünknek az utóbbi). Nem mondjuk azt, hogy a meetingektől úgy, ahogy vannak, meg kell szabadulni, de talán érdemesebb lenne hatékonyabbakká tennünk őket. Íme néhány tipp ennek megtételéhez!

1. Álljatok fel!

Miért is kellene a meetingnek szükségszerűen hosszúnak és unalmasnak lenniük? Legyenek a napi meetingek extra rövidek, és akár álló meetingek! Az USA-ban egyre népszerűbb trenddé válik a „stand-ups”, melyek legfőbb erénye, hogy a résztvevők 34%-kal gyorsabban hoznak döntést, minőségi romlás nélkül. A daily standup meeting a SCRUM metodológia egyik sarokköve: egy napi rendszerességű, kötött formátumú, kb. 15 perces találkozó a projekt jelenlegi státuszáról. Minden résztvevő három kérdést válaszol meg: "Mit csináltam tegnap?", "Mit fogok ma csinálni?", és "Mi akadályoz?".

2. Menjetek „terepre”!

Ahhoz, hogy a csapatod új ötletekkel álljon elő, sokszor elég egy új környezetben megtartani a megbeszélést. Ha mindig ugyanott meetingeltek, ne várj kreatívabb hozzáállást. Vidd el a kollégáidat kávézni, és ötleteljetek a szabadban. Ténylegesen a terepre is kimehettek: nézzétek meg a gyártósort, menjetek be a boltba vagy az építkezésre. 

3. Gyűljetek a térkép köré!

Ha nem is hagyjátok el a tárgyalót, akkor is lehet egy kis dinamikát vinni a meetingbe: rakjatok ki a falra egy térképet, táblázatot vagy grafikont, és gyűljetek köré. Az is jó megoldás lehet, ha egy nagy darab üres papírt szegeztek ki a falra, és menet közben arra jegyzeteltek. A vizuális segédeszközök hasznosak, és a Power Pointon túl is van élet!

4. Váltogassátok a székeket!

Néha cseréljetek helyet, mert ez segít abban, hogy jobban meglássátok egymás perspektíváját. Mi történik vajon, ha kivételesen valaki más ül a meeting vezetőjének helyére?

5. Egy fokkal merészebb: cseréljetek szerepet!

Beszéljen az IT-s a marketingtervről, vezesse a saleses a meetinget, és így tovább. Ezt természetesen előre érdemes bejelenteni, hogy mindenki felkészülhessen, segítséget kérhessen a másiktól – ez elősegíti a kommunikációt az embereink közt, vagyis összerázza a csapatot.

6. Biciklizzetek!

Valahogy úgy, mint ahogy néha a Google alkalmazottai teszik: 

A biciklis meetingeken rendszerint legfeljebb 7 ember teker közösen egy „konferenciabiciklit”, ahol a legtöbb ember egymással szemben ül és teker, egyikük pedig az utat nézi, és kormányoz – ezzel szép metaforáját adván annak, ahogyan a meetingek általában működnek. (De ugyanakkor a szabadban vagyunk és mozgunk, ami produktívabbá tesz.)

7. Csendesedjetek el!

Ez elsőre paradoxonnak tűnhet, de valójában nagyon is hatékony lehet: a csendes meetingnél elektronikusan tartjuk a megbeszélést, és mindenki begépeli az ötleteit és a válaszait. Nincs se videó, se audió, és ülhetünk akár mindannyian egy szobában is, a lényeg: csak írásban kommunikáljunk. E szerint a cikk szerint a csendes meetingek azért bizonyultak eredményesebbeknek, mert a résztvevők előre megírhatták a hozzászólásaikat, könnyű volt kiemelni a teendőket, és pontosan visszakereshetőek volt a szövegek.

8. Tartsatok meetingmentes pénteket!

Ha teljesen nem is törölhetjük el a meetingeket, akkor is érdemes kiválasztani egy napot a héten, amikor „meetingmentesek” leszünk, és így ezeken a napokon jobban koncentrálhatunk a tényleges munkánk elvégzésére. A többi napon pedig kövessük Neil Patel, jelenkorunk egyik legbefolyásosabb online marketingesének „nincs ok, nincs meeting” elvét: csak azt beszéljük meg, amit muszáj (és tudjuk előre, mi az a téma, amit meg fogunk beszélni), a lehető legkisebb körben (csak azokkal, akiknek tényleg közük van az adott projekthez – a többieknek bőven elég lesz a memó is), és ilyenkor is törekedjünk a pontosságra, és ne bonyolítsuk túl az egészet.

Eredmény és follow up 

A hatékony meetingek kulcsa a kommunikáció (főleg, ha egy újfajta meetinget próbáltunk ki): kérjünk visszajelzést a munkatársainktól, legyünk nyitottak a megjegyzéseikre, és a döntéseink hátterében az összkép, ne pedig a saját meggyőződésünk álljon! Azt sem szabad elfelejteni, hogy a meeting eredményének határidőkben, felelősökben és döntésekben is meg kell mutatkoznia, és ezeknek nyoma is kell, hogy legyen (különben a legközelebbi meeting alkalmával kezdhetünk mindent elölről). Leszögezhetjük: soha nem fog teljesen megszűnni az igény a meetingelésre, de egy kis változatosság bevitelével jelentősen javíthatunk ezek hatékonyságán, és az emberek meetingelési kedvét is megnövelhetjük.