hero
hrpwr.hu 2022. április 04. 07:00
Miért hasznos a bérszámfejtés kiszervezése?
A bérszámfejtés egyre bonyolultabb folyamat, amely ugyanúgy elengedhetetlen része a cégek ügyviteli rendszerének, mint a könyvelés, adótanácsadás vagy a könyvvizsgálat.
EZ EGY PROMÓCIÓS MEGJELENÉS

A cégtulajdonosok, vezetők jellemzően az alábbi okokból döntenek a bérszámfejtés kiszervezése mellett.

Költségek csökkentése

A kis és közép méretű vállalkozásoknál nagyon nagy eséllyel költséget takaríthatnak meg a cégek abban az esetben, ha úgy döntenek, hogy kiszervezik a bérszámfejtést. A költségek csökkenését az okozza, hogy a bérszámfejtő bére a jövőben nem a céget terheli. A vállalkozásnak nem kell gondoskodni az esetleges szabadságolás, betegség, felmondás miatti helyettesítésről, úgy, mint egy saját munkavállaló esetén. Nem kell biztosítania irodai berendezéseket, mint asztalt, számítógépet, sőt, irodát sem kell bérelnie a bérszámfejtő részére, illetve nincs szükség bérszámfejtő szoftverre, és nem merül fel oktatási költség sem. Ezen költségek éves szinten tetemes összeget érhetnek el.

Szakértelem

A kis és közép méretű vállalkozásoknak sokszor nincs ideje és kapacitása a gyakori törvényi változások követésére, és megfelelő időben való beágyazására a rendszerbe. Belső számfejtés esetén igen nagy költséget jelent a saját munkavállaló megfelelő képzése, naprakész tudásának fenntartása. A bérszámfejtés kiszervezése esetén a bérszámfejtő cég rendelkezik kellő szaktudással, szakképzettséggel, tapasztalattal, gyakorlattal, széles körű ismerettel. A jó szolgáltató mindig figyelemmel kíséri a törvényi változásokat, értesíti a vállalkozást a változásokról és alkalmazza is azokat a megfelelő időben és helyen. Tanácsokat ad, javaslatokat tesz a költségek csökkentésére, optimalizálására. Mivel a tapasztalata sokkal nagyobb egy bérszámfejtésre specializálódott cégnek, így az ellenőrzések során a büntetések, bírságok, szankciók a minimálisra csökkenthetők, illetve teljes mértékben megszüntethetők.

Fokozott biztonság

A bérszámfejtés összetett és potenciálisan kockázatos üzletág. Saját, belső bérszámfejtés esetén kockázat merülhet fel a béradatok biztonságos, titkos tárolásával kapcsolatban. A jövedelmek bizalmas volta miatt is fontos a fokozott biztonsági rendszerek alkalmazása, biztosítása a belső rendszerekben, hogy ne tudjon hozzáférni a titkos, bizalmas információkhoz illetéktelen személy, munkavállaló. A fokozott biztonság biztosítása nagy figyelmet és energiát igényel a vezetőség részéről. Kiszervezés esetén a kockázatokat a minimálisra tudják csökkenteni.

Technikai költségek

Állandó kérdés a vezetők részéről, hogy megfelelő bérszámfejtő programot használnak-e, az aktuális törvényi szabályokat alkalmazzák-e a belső számfejtés során vagy sem. Egy megbízható, jogszabályokat is időben és megfelelően követő bérszámfejtő program használata költséges befektetés és folyamatos követési, fenntartási díjjal jár. A megfelelő szolgáltatóhoz kiszervezett bérszámfejtés biztosítékot jelent arra, hogy az alkalmazott bérszámfejtő szoftver naprakész legyen, és a nem megfelelő technikai háttér miatti hibaforrások teljes mértékben kizárásra kerüljenek.

Időmegtakarítás

A bérszámfejtés időigényes és nagy adminisztrációval járó feladat. A cégvezetők, tulajdonosok sokszor nem is érzékelik, hogy milyen határidős feladatokat kell a bérszámfejtés folyamán elvégezni. Ezen feladatok nagy része a szolgáltató cégre hárul a bérszámfejtés kiszervezése esetén. Kiszervezéskor a vezetők a felszabadult idejükben más üzletágra tudnak összpontosítani.

Nyugalom

A tapasztalt, nagy szaktudású céghez kihelyezett szolgáltatás esetén a bérszámfejtési feladatok hibamentesen, gyorsan, precízen történnek meg. A vezetők más feladatokra tudnak összpontosítani, nem kell a bérszámfejtési tevékenyégért aggódniuk.

Kiszervezés esetén nem jó döntés a vezetőség részéről, ha csak az egy főre jutó ár alapján dönt a bérszámfejtés kiszervezése kérdésében. Meg kell vizsgálni, hogy milyen bérszámfejtési és egyéb feladatokat tartalmaz az egy főre jutó költség, és milyen egyéb szolgáltatások merülhetnek fel külön költségként. A költségek tervezhetőbbé válnak és kiszámíthatóbbak a kiszervezés során. Minőségi javulás lesz megfigyelhető a törvények szigorú betartása mellett, valamint az adatok rendkívül biztonságos tárolása következik be. A kiszervezés után a vezetőség olyan javaslatokat kaphat, amelyek jelentős megtakarítással járhatnak a cég számára.

Zanáné Nemes Ágnes

Zanáné Nemes Ágnes, HR-FACE Kft.ügyvezetőjének szakértői hozzászólása:

Sok munkáltató tart attól, hogy bizonyos tevékenységeit külső szakemberre bízza, pedig a felszabaduló emberi erőforrás csak egy a sok nyereség közül. De hogy mi a kiszervezés mögött meghúzódó legerősebb motiváció? A tevékenységek optimalizálása, amiben az erre hivatott szolgáltató központok képesek támogatni a megbízóikat.

Miért érdemes a bérszámfejtési feladatok kiszervezésében gondolkodni? A gyorsan változó jogszabályoknak való megfelelés szinte állandó képzést igényel és nagy felelősséggel jár. Egy – egy kolléga kiesése a folyamatban fennakadást okozhat. Outsourcing esetén a feladatok kiszervezésekor a bérszámfejtő munkatárs pótlása a megbízott cég számára nem jelent problémát, hiszen ott nagyobb létszámú, szakértő csapat dolgozik. 

Az a tény, hogy nem szükséges egy komplett osztályt fenntartani a bérszámfejtés feladatai miatt, már önmagában is hatalmas nyereség, hiszen mindössze egyetlen munkatárs elegendő, aki a megbízottnak az adatokat szolgáltatja. Ehhez érdemes hozzákalkulálni a toborzás-kiválasztás azon költségeit is, amelyek akkor merülhetnek fel, amikor egy kulcsfontosságú bérszámfejtő munkatárs valamilyen okból kikerül a rendszerből, sőt a nélkülözhetetlen képzések költségeit is másra fordíthatja a munkáltató, mivel a bérszámfejtő cég a naprakész tudást is garantálja. Mindezeken túl pedig a különböző bírságoktól sem kell a munkáltatónak tartania, hiszen az illetékes szolgáltató a teljeskörű felelősséget is vállalja.  A rendszeres képzések, a szoftverismeretek magas szintje pontosságot, kiszámíthatóságot fog jelenteni. Összességében költségmegtakarítást, a biztonságot hozhatja a megbízó cég számára. Mindezt akkor, ha jól választanak bérszámfejtő céget.

A sokéves tapasztalat, a megbízói igények és a partneri együttműködések alapján kialakult, mit érdemes szem előtt tartani az eredményes kiszervezéshez.

A megbízó és a szolgáltató többek között megállapodnak abban, hogy mi az a minimális szint, amit teljesíteni kell, melyek a kapcsolat kritikus és mérhető pontjai.

Amennyiben a HR-FACE Kft-t választja partnerének nemcsak az elvégzendő feladatok tételes, határidővel ellátott listája kerül meghatározásra, hanem a rendelkezésre állás, ügyfélszolgálat módja, a változáskezelés és, hogy meddig és mire terjed ki a felelősség.

Szolgáltatásunk keretében vállaljuk a keletkező adatok és egyéb, szükséges információk biztonságos és rendszeres mentését és tárolását, a számfejtett adatok, dokumentációk jogszabályban előírt ideig történő megőrzését, visszakereshetőségét és felhasználhatóságát. A szerverekről és az adatbázisról minden nap dupla mentés készül.

A HR-FACE Kft a kiszervezés első három hónapjában személyes jelenléttel segíti az átadást, majd ezt követően kidolgozott ellenőrzési pontok és szabályozott folyamatok mentén dolgozik és természetesen a HR-t és a pénzügyet kész riportokkal szolgálja ki.

Szakmai felkészültségünkre, pontosságunkra és megbízhatóságunkra jelenlegi elégedett vevőink is garanciát jelentenek.

A HR-FACE Kft. a Pannon-Work Csoport tagja.

(x)