Az inspiratív csapatot a jó együttműködés, nagy bizalomfok, így nyílt és segítő szándékú kommunikáció jellemzi, mely mindig a vezetővel kezdődik. A vezető személyiségén, vezetői stílusán múlik, hogy milyen lesz a csoportkohézió, mennyire jellemzi őket a bizalom, az őszinte kommunikáció és mennyire mernek egymásra támaszkodni.
Hogyan tudjuk erősíteni az építő jellegű visszajelzést és elkerülni, hogy romboló visszajelzéseket adjunk?
Mi számít építő visszajelzésnek?
Az építő jellegű visszajelzés célja, hogy javítsa az illető teljesítményét, így a visszajelzésnek a pozitív növekedést kell szolgálnia. Építő jellegű visszajelzés esetén egy személy teljesítményét értékeljük, azzal a céllal, hogy rávilágítsunk a fejlesztésre szoruló területeire. Az egyén munkájára adott őszinte értékelés, mely pozitív hatással van a visszajelzést befogadó félre, és cselekvési pontokkal szolgál készségeik és képességeik fejlesztésére. Az építő jellegű visszajelzés esetén a munkavállalót arra sarkalljuk, hogy tanuljon és fejlődjön. Elsődleges célja, hogy ellássuk a munkavállalót olyan információkkal, mely hozzásegíti őt, hogy fejlődjön és javuljon a teljesítménye.
Hogyan fogalmazz meg építő hatású visszajelzést?
- „Látom, hogy nem sikerült tartanod a határidőt. Tudatában vagyok annak, hogy sok erőfeszítést teszel a projektbe, de kérlek keress meg engem előzetesen, ha úgy látod, hogy több időre van szükséged a feladat kivitelezéséhez.”
- „Szeretném, ha jobban bevonódnál a csapat munkájába, mivel nagy a hozzáadott értéked, és lehetőséged is van rá, hogy értékes hozzájárulásoddal támogasd a csapat kultúráját.”
Az építő visszajelzés alapvetően hozzájárul ahhoz, hogy a munkavállaló új készségeket sajátíthasson el és fejlessze képességeit. A nyílt és őszinte kommunikáció az egészséges munkakörnyezet része.
Mi számít romboló visszajelzésnek?
Míg az építő visszajelzés esetén növeljük az egymás iránti bizalmat, együttműködést, a kapcsolatot, és arra sarkalljuk a másikat, hogy még jobb emberré váljon, addig a romboló visszajelzés alááshatja a kapcsolatot, és megrendítheti az egymás iránti bizalmat. Romboló jellegű visszajelzésről akkor beszélünk, amikor nem tesz hozzá semmi értéket a munkavállalóhoz, hanem inkább romboló hatással bír, mely sérti a munkavállalót, rámutatva a gyengeségeire, anélkül, hogy megoldásokkal szolgálna azok fejlesztésére. Romboló jellegű visszajelzés esetén a másik személy fölött ítélkezünk, bírálva őt. Ebben az esetben a másik félhez automatikusan a bírálat jut el, és nem a visszacsatolást megfogalmazó fél valódi célzott üzenete. A vezetőknek és a menedzsmentnek érdemes a következő kérdést feltennie: Milyen hatással lesz a visszajelzésem a munkavállalóra? Motiválni fogja őket, hogy jobbá váljanak és keményebben dolgozzanak vagy frusztrációt és neheztelést fog előidézni?
Miről ismerhető fel a romboló hatású visszajelzés?
- „Hát nem tudod, hogyan kell kommunikálni?”
- „Nem sikerült tartanod a határidőt, ez teljesen szakmaiatlan.”
- „Nagyon kivonod magad a csoportból, és nem tetszik, hogy nem adod hozzájárulásodat a csoport kultúrájához.”
- „Az utolsó anyagod nem ütötte meg a mértéket.” „Nem sikerült teljesíteni a határidőt, ez elő ne forduljon még egyszer.”
Hogyan adjunk tehát építő jellegű visszajelzést és kerüljük el a romboló visszajelzéseket?
Visszajelzés sorrendje
Először emeljük ki a visszajelzést befogadó félnek az általunk értékelt valamilyen rá jellemző pozitív cselekedetét, és utána fogalmazzuk meg a fejleszteni kívánt területet. Például: nagyon kreatívnak tartottam, ahogy múltkor megoldottad a projekt kihívásait, viszont úgy látom, hogy a határidőket át kell beszélnünk, hogy azokat jobban tartani tudd.
Környezet
Amikor építő jellegű visszajelzést fogalmazunk meg a munkahelyen, a környezet meghatározó tényező lehet abban, ahogy a másik fél befogadja a visszajelzést. Válasszunk egy csendes, nyugodt helyet, ahol a munkavállaló nem érzi feszengve magát. Alakítsunk ki egy biztonságos környezetet az őszinte és hatékony beszélgetéshez. Például ez lehet egy olyan tárgyaló, ahol a munkavállaló kényelmesen érzi magát.
Törekedjünk a precizitásra
Adjunk a munkavállaló teljesítményére vonatkozó értékes meglátásokat. Fogalmazzunk meg konkrét példákat a kiemelt területek fejlesztésére. Tartózkodjunk a nem egyértelmű megjegyzésektől és szubjektív megfigyelésektől. Annál jobb egy visszajelzés, minél gazdagabb és minél inkább kiterjed egy adott cselekedet részleteire.
Figyeljünk a visszajelzést befogadó félre
Nagyon figyeljünk arra, hogyan fogadja a másik fél a visszajelzést. Vegyük észre a jeleket, melyek arra utalhatnak, hogy a munkavállaló idegessé vagy megbántottá válik, és igazodjunk a kommunikációnkban hozzá. A visszajelzés nem lesz a segítségére vagy nem hallja azt meg, ha bezár vagy érzelmessé válik. Nem számít, hogy milyen jól van tálalva és milyen jószándékkal adtuk azt, ebben az esetben nem éri el a hatását.
Adjunk megoldási javaslatokat
Az építő jellegű visszajelzésben mindig van megoldási javaslat. A visszajelzés minden egyes pontjánál éljünk a fejlesztésre irányuló javaslatokkal. A visszajelzést azonnal megoldásnak kell követnie vagy teljes mértékben azon kell alapulnia. A vezetőknek több figyelmet kell fordítaniuk a gyengeségek fejlesztésére, mint magára a gyengeségekre.
Hogyan fogadjuk az építő jellegű kritikát?
Hallgassuk meg
Aktívan hallgassuk meg az építő visszajelzést megfogalmazó felet. Ne vágjunk közbe, hanem figyeljünk arra, amit mond. Engedjük meg, hogy a visszajelzést megfogalmazó fél befejezze mondanivalóját, mielőtt válasszal élünk és legyünk tisztelettel az építő jellegű visszajelzésükre irányuló erőfeszítésük iránt.
Legyünk nyitottak
Erőre és bátorságra van szükség ahhoz is, hogy valaki visszajelzést fogalmazzon meg. Jegyzeteljünk és mutassuk ki, hogy befogadjuk az információt, és nem zárkózunk el a javaslatoktól. Ha bevonódunk és komolyan vesszük a visszajelzést megfogalmazó fél javaslatait, akkor azt mutatjuk, hogy fejlődőképesek vagyunk és motiváltak is vagyunk a fejlődésre.
Tegyünk fel kérdéseket
Ne féljünk tisztázni, ha nem értünk valamit vagy kérjünk a mondottakkal kapcsolatos példákat. Amennyiben nem világos a visszajelzés, tegyünk fel kérdéseket, hogy megbizonyosodjunk róla, átjön, amit a visszajelzést megfogalmazó fél közölt. Mindig kérhetünk visszajelzést olyan területen, ami a leginkább segítségünkre válna. A visszajelzést követő kérdések is fontossággal bírnak, hogy megbizonyosodjunk arról, jól értettük-e a mondottakat. Például: „jól értettem, amikor azt mondtad, hogy...?” „Én így értettem, amit mondtál, te is így értetted?”
Köszönjük meg
Nehéz visszajelzést adni. Köszönjük meg a visszajelzést megfogalmazó félnek az őszinteségét és a véleményét. Nagy érték rejlik a visszajelzésben és igencsak hozzájárulhat a növekedésünkhöz. Nyitottságunkat és a tanulás iránti hajlandóságunkat mutatja, ha kifejezésre juttatjuk a visszajelzést adó félnek, hogy értékeljük a visszajelzését és megosztjuk vele visszajelzésének az életünkre gyakorolt hozzáadott értékét.
Fontos tudatosítani, hogy a konstruktív visszajelzés mindenképpen a fejlődést hivatott szolgálni. Mutassunk őszinte érdeklődést a munkavállalók fejlődése iránt, miközben értékes visszajelzéssel élünk. Visszajelzésünk konstruktívnak számít, amint a visszajelzésünkhöz megoldási javaslatokkal élünk és kifejezi jószándékunkat. Amikor pedig visszajelzést kapunk, vizsgáljuk meg, mit tudunk belőle profitálni. Végül, fordítsunk időt arra, hogy átgondoljuk a visszajelzést, akkor is, ha azt adtuk és akkor is, ha azt kaptuk. Hogyan finomíthatunk a visszajelzés adására irányuló képességünkön, hogy az elérje valódi célját? Hogyan javíthatunk teljesítményünkön? Némi empátiával és erős tanulási vágy iránti birtoklásunkkal, a visszajelzés valódi üzenete célba talál.
A cikk szerzője Mondovics Melinda, motivációs író, angol<-> magyar szakfordító.
