A meeting szó hallatán pedig a legtöbbünk szívesebben menekülne, és ennek oka nem csak abban keresendő, hogy a munkaidőnk nagy részét kitöltik ezek a tevékenységek, hanem abban is, hogy többször érezzük ezeket az alkalmakat haszontalannak és időpocsékolásnak, mint amennyiszer valóban értékteremtőnek és eredményesnek tartjuk őket.
Mindezt alátámasztja, hogy a Microsoft több, mint 30 000 válaszadót magába foglaló tavalyi felmérésében a munkavállalók a saját termelékenységüket leginkább zavaró tényezőként a nem hatékony megbeszéléseket sorolták fel.
A munkaidőnk 40%-át veszik el a meetingek
Bizony, egy átlagos munkavállaló munkaidejének körülbelül 37%-át tölti értekezleteken vagy azok koordinálásával. Sőt, hetente akár fél munkanapot is eltölthetünk csak megbeszélések szervezésével. Emiatt pedig az értékteremtő, fontos feladatok háttérbe szorulhatnak, vagy épp a munkavállalók mentális egészsége szenved kárt, mivel csak túlórázással van esély befejezni a kitűzött feladatokat.
Bár egyes szakértők szerint ez a probléma a következő évtizedben enyhülni fog, mivel az AI-eszközöket egyre inkább integrálják a munkafolyamatokba, ám addig is rengeteg frusztráció származhat a végeláthatatlan meetingekből.
Néhány ötlet a meetingek visszaszorításához
Néhány vállalat felismerte azt, hogy érdemes lenne kísérletezni a meetingek visszaszorításával, mint például az Asana és a Slack (amerikai szoftvercégek). Az Asana végzett egy kísérletet, ahol az alkalmazottakat arra kérték, hogy döntsék el, mely visszatérő meetingekről gondolják, hogy nincs értelmük, és azokat, amelyeken öt vagy annál kevesebb résztvevő volt, két napra eltávolították a naptárukból. Kidolgoztak egy értékelési rendszert a munkatársak számára, hogy dönthessenek a megbeszélések értékéről, arra kérve őket, hogy először a megbeszélések hatékonyságát rangsorolják, majd az előkészítéssel és az utólagos koordinációval járó erőfeszítést.
Ennek jelentős hatása volt, hiszen az értekezletek hossza ma már átlagosan 15 perc a cégnél, szemben a korábbi 30 perccel. A heti értekezleteket pedig áthelyezték kétheti vagy havi rendszerességűre, míg a teljesen feleslegesnek ítélt meetingeket teljesen törölték.
A változtatások eredményeként az alkalmazottak havonta átlagosan 11 órát takarítottak meg, melynek köszönhetően más prioritást élvező, valóban értékteremtő feladatokkal foglalkozhattak.
További jó ötlet és talán könnyebben is bevezethető kísérletként az, amivel a Slack próbálkozott. Ők a "péntekenként nincs értekezlet" protokollt alkalmazzák, ami azt jelenti, hogy péntekenként nincsenek belső megbeszélések, így az alkalmazottak ehelyett koncentráltabb munkát tudnak végezni.
De mi a gond igazából a meetingekkel?
Bár a meetingeknek manapság általánosságban nincs jó hírnevük, mégis, teljes kiiktatásuk és megszüntetésük nehezen elképzelhető, hiszen ez segít az embereknek elvégezni a munkájukat és támogatja az együttműködést is.
Így azt mondhatjuk, hogy összességében nem a meetingekkel van a gond, hanem azzal, hogy sokszor nincs meghatározva a megbeszélések célja és nincs megfelelő struktúra és/vagy moderálás. Amennyiben azt érezzük, egy meetingen csak a mindenki számára elérhető információkat olvassuk fel vagy ismételjük el és olyan témák hangoznak el, amik akár egy emailben összefoglalhatók vagy inkább egy egyéni megbeszélés tárgyai lennének, rányomjuk a haszontalan címkét.
Adam Grant világhírű szervezetpszichológus szerint a meetingeknek négy célja lehet, melyek természetesen keveredhetnek is, és mielőtt megszervezünk egy megbeszélést, meg kell tudnunk határozni, hogy ezek közül mely(ek) igaz(ak) rá:
- Döntéshozás
- Információcsere
- Kapcsolatépítés
- Valaminek a konkrét közös elkészítése, kivitelezése
Nálatok milyen a meeting kultúra? Megfeleltethetők-e a megbeszélések ezeknek a céloknak?
