Ezzel a bizalmat is lehet növelni, közvetve a kényelem- és a biztonságérzetet is. Az is jó, ha minden szerdán tízkor rója ezt a kört a főnök, de még jobb, ha váratlanul jelenik meg: ha ritkán is teszi, akkor is az a percepció, hogy „folyton itt van köztünk”.
Hogyan válik a vezető smalltalk-ja a vállalati identifikáció stratégiai elemévé? Minden rendszerben kulcskérdés, hogy a résztvevők mennyi információhoz férnek hozzá, a kooperáció foka nagyban függ az információ mennyiségétől. Ha beosztottként erőfeszítést kell tennem, hogy minél hatékonyabban monitorozzam a „szitut”, a munka sínyli meg. A kommunikációhiányból ismerethiány lesz, abból meg fokozott információszerzésre irányuló igény.
Ha nincs infó, jön a „mi jobban tudjuk”
A formális kommunikáció nemcsak alacsony aktualitású, de többnyire bürokrata stílusban próbál szólni „mindenkihez”. Amit a nagy többség nem is ért. Mennyiségét az alkalmazottak gyakran befogadhatatlannak érzik. A telítettség egyszerűsítésre késztet, az információs zaj és a tisztázatlan kompetenciák miatt megkezdődik az önszerveződő, bottom-up priorizálás. Nincs infó? Akkor majd „mi jobban tudjuk”.
Ám ha a vezető értékel egy helyzetet, az felülírhatja az addigi verziókat. Ha elegendő és megfelelő a személyes kommunikáció a szervezetben, akkor a változások is könnyebben elfogadhatók. A beosztottak sokkal jobban ragaszkodnak tradicionális elképzeléseikhez, mint gondolnánk, és kimondva, kimondatlanul elvárják a vezetőtől, hogy megjelenésével képviselje beosztását.
Miközben persze árgus szemmel figyelnek minden részletre. Ha a vezető felemeli a hangját, azonnal kritika éri, amiért nem tiszteli a másikat – akkor is, ha egyébként igaza van. A kommunikációs öngólt jelentő kiabálás helyett érdemes határozott hanghordozással képviselni a vezetői álláspontot.
Mindegy, ki köszön előre
Kevés vezető tudja magáról, milyen ritkán néz beosztottjai szemébe. Egészen más egy beszélgetés, ha amikor a beosztott belép a vezető irodájába, ő abbahagyja, amivel foglalkozik, és ránéz, mint ha a főnök nem fordítja el a fejét a képernyőről, és csak foghegyről válaszolgat. Ez, éppúgy, mint a várakoztatás, ellenérzést szül a beosztottban, aki úgy érzi, emberi méltóságában sértették meg. Ezek után vagy félni fog a főnökétől vagy haragudni fog rá, vagy a kettőt együtt, de jót semmiképp sem kíván neki, és önként segíteni sem fog.
Minden kutatásnál újra és újra meglep bennünket, hogy a beosztottaknak – főleg a gyárak fizikai munkát végző dolgozóinak – milyen nagy része érzi úgy, hogy vezetője nem köszön. Ami ennél is meglepőbb: sok vezető sem tudja magáról, hogy nem köszön, és értetlenkedve hallgatja, hogy ennek mekkora a jelentősége. Jóllehet azt, hogy ki köszönjön előre, munkatársi kapcsolat esetében nem érdemes szigorúan betartani, a lényeg, hogy a köszönés jól hallható legyen.
Nem elég megmondani, hogy „nem rossz”
Ugyanennyire elementáris a rácsodálkozás a dicsérethiány esetében. De hát aki jó, annak én megmondom, hogy nem rossz – állítja a vezető, azonban téved, ha azt hiszi: ez elég. Érdemes változatosan és választékosan elismerni a beosztottak érdemeit, a nice try-t éppúgy, mint a kiemelkedő teljesítményt.
Amikor a vezető személyes kapcsolatot is tart fenn a beosztottakkal – mert van úgy, hogy nem –, előfordul, hogy a munkakommunikáción túli beszélgetés alakul ki, ezt érdemes tudatosan felügyelni. Törekedve arra, hogy a beosztott érezze: a vezető figyel rá, de nem bonyolódhat részletekbe. Ha a beosztott mégis elkezd mesélni a szabadságáról, a vezető tudtára adhatja, hogy erre már nincs ideje: „Sajnálom, hogy félbe kell szakítanom, de várnak rám. Egy szóval azért mondja el: jól érezte magát?” Így a beosztott nem sértődhet meg, de rövidre kell fognia.
Kerüljük el a "soha" és a "mindig" csapdáját
A vezetés direktíva, és ennek a megfelelő kommunikálása. A hamar kimondott „igen” és „nem” kevés mozgásteret hagy. A „soha” és a „mindig” pedig olyan helyzetbe skatulyáz be, amit később bizonyítani kell: „Mi sohasem engednénk meg magunknak ezt.” „Mi mindig így szoktuk csinálni.”
A nem tökéletes munkahelyen – tehát mindenhol – sokszor pillanatok alatt alakul ki konfliktushelyzet. A vezetőről feltételezhető, hogy a beosztottnál szélesebb látókörrel rendelkezik, és kommunikációjában is felülmúlja: ezért az ő felelőssége a vállalati kommunikációs stílus kialakítása és meghonosítása. Köznyelven szólva, jó és rossz értelemben is a fejétől bűzlik a hal.
