1) Eltérő kommunikációs stílusok
Először is, a beosztottak kommunikációs stílusára hatással van az, hogy vezetőik milyen kommunikációs és vezetői stílussal viszonyulnak hozzájuk: tiszteletteljes, elismerésen alapuló, a beosztottait partnerként kezelő vagy inkább érezhető a főnök-beosztotti kapcsolat, ahol a vezető hierarchikus módon fejezi ki kéréseit, éreztetve dominanciáját? Ebben az esetben a vezető a beosztottak számára úgy működik, mint a szülők a gyermekek számára: a beosztottak tudat alatt követik a vezető viselkedési mintázatát, így egymáshoz is úgy kezdenek el viszonyulni.
Az egymással dolgozó különböző generációba tartozó kollégák eltérő kommunikációs stílusa is zavart kelthet: míg a digitális technológián felnőtt generáció, mint például az Alfa generáció esetében megszokottak a technológia, csetelés által kondicionált gyors, rövid válaszok, addig a technológián kevésbé felnőtt generációk esetében, mint amilyen például a baby boomerek már természetesebb a terjedelemben hosszabb, gondolatokat jobban kifejtő és a stílusra nagyobb hangsúlyt helyező üzenetek, így a kétfajta generáció között létrejöhet egyfajta kulturális és kommunikációs sokk, amit az is tetézhet, hogy e kétfajta generáció eltérő ideig tudja figyelmét fókuszálni:
a baby boomerek udvariatlannak észlelhetik az Alfa generáció rövid üzeneteit, míg az Alfa generáció tagjai számára fáradtságos és nehézkesebb lehet hosszabb üzenetet befogadniuk.
2) Tranzakcióalapú kommunikációs modell
Eric Berne, a tranzakció atyja három énállapotot különböztetett meg: Gyermek, Szülő és Felnőtt, mely énállapotok mindegyikőnkben megtalálhatóak. Ennek értelmében a sikeres kommunikáció akkor jöhet létre, amikor két ember ugyanabból az énállapotból kommunikál egymással, például mindkettő a Felnőtt énállapotból, így egyenrangú, partneri kapcsolatot előidézve, és akkor lehet elcsúszás, ha különböző énállapotok „beszélgetnek egymással”, például az egyik, egyébként azonos szinten dolgozó kolléga a Szülő énállapotból kioktató, kritizáló módon kommunikál a másik kollégával, akinél így a Gyermek énállapotot szólítja meg, alá-fölérendeltségi viszonyt kialakítva.
3) Együttműködési képesség vs. önérvényesítés
Kommunikációnkra az is rányomja bélyegét, hogy milyen arányban van meg bennünk az együttműködési képesség az önérvényesítési szándékunk mellett. Alfred Adler, az individuálpszichológia atyja írta le ezt a jelenséget, miszerint mindenkiben más arányban van meg e két jelenség, és a siker egyik összetevője ebben az esetben az, hogy mennyire tudunk együttműködni egymással. Mindannyiunk rendelkezik olyan képességgel, melyben egy másik személy, kolléga hiányt él meg vagy hozzánk képest kevésbé fejlett azon a területen, ugyanúgy, mint ahogy nekünk is van kevésbé fejlett területünk, amiben pedig egy másik kolléga jobb. Ezt a jelenséget ő megrövidítettségként definiálja: azaz
az a kolléga, aki kevésbé jobb egy területen, mint egy másik, ő megrövidítve érezheti magát a másik kollégához képest, és egy másik kolléga pedig hozzá képest.
Alfred Adler szerint akkor válhatunk teljes emberré, és szűnhet meg „megrövidítettségi érzésünk”, ha együttműködünk egymással. Ez a szemlélet, a jó értelemben vett egymásra utaltság pozitívan hat a kommunikációnkra, a másik emberhez fűződő viszonyunkra, azzal szemben, mintha úgy gondolunk egy adott feladatra, hogy azt mi tudjuk a legjobban. Egy feladatot mindig érdemes több nézőpontból, szakterület felől megvizsgálni, mert a sokfajta megközelítés gazdagíthatja a feladat sikeres megoldását. Azt is érdemes figyelembe venni, hogy a saját szakterületünk is folyamatosan változik, és egy-egy, ugyanazzal a szakterülettel foglalkozó kolléga is más-más tudás birtokában lehet, más élettapasztalattal rendelkezhet az adott területen, így a különböző tudások nem egymással versengő, hanem kiegészítő jelleget ölthetnek.
4) Konfliktusok kezelése
Konfliktusok még a legjobb csapatokban is előfordulhatnak, és fontos, hogy milyen kommunikációs stílussal próbáljuk azokat megoldani. A konfliktusok egy része a helyzetek félreértelmezéséből, információhiányból adódik, a felek előző tapasztalataik, gondolataik alapján olyanokat láthatnak bele az adott helyzetbe, amik nincsenek is benne.
A helyzetre adott leginkább célravezető közlési mód az asszertív kommunikáció, mert ott a felek egyenrangú módon, a tranzakció értelmében Felnőtt-Felnőtt módban kommunikálnak egymással, kifejezhetik a helyzettel kapcsolatos saját meglátásaikat, érzésüket, szükségletüket és kérésüket is. Az asszertív kommunikáció esetében egymás tisztelete központi szerepet kap, ítélkezésmentes, énközlésű és csak a helyzetet elemzi.
Ezzel szemben a kollégák közötti kapcsolatot leginkább romboló kommunikáció az agresszív kommunikációs stílus, mely esetben
az énállapotok eltolódnak, az egyik fél kritizáló, kioktató Szülői szerepből működik, míg a másik fél kiszolgáltatott gyermeki szerepbe kerül bele.
Ebben az esetben a tényleges konfliktus nem oldható meg hatékonyan, mert nem két egészséges, egymás nézőpontját figyelembe vevő Felnőtt módból működnek a felek, sőt inkább csak elmérgesíti a viszonyt.
A passzív-agresszív módban egyáltalán nem születnek meg a konfliktusra adandó megoldások, mert nincsenek kibeszélve a problémák, így a felek bizonytalanul állnak a helyzet előtt, mely a későbbi munkát tekintve hibázási lehetőség táptalaja lehet, gördítve, így egyben mélyítve is tovább a problémát.
5) Hallgatni arany – de hogyan is?
Mivel a kétirányú kommunikáció folyamatosan váltakozik beszélő és hallgató között, így a sikeres kommunikációhoz hozzátartozik az is, hogy milyen módon tudjuk a másik embert értő módon meghallgatni és a mondottakat értelmezni, dekódolni. Ez a felek részéről igényli, hogy mentálisan tudatosan jelen legyenek a pillanatban, amikor a beszélőt hallgatják és meghallgatják. Ennek van egy mélyebb szintje is, amikor a mondottak mögött a hallgató ki tudja venni a beszélő aktuális mondanivalóját és motivációját, például ha kritikát fogalmaz meg, akkor valójában egy kérését mondja el vagy amikor dühvel kommunikál, akkor egy betöltetlen szükségletére utal.
A szervezet iránti elköteleződést, így a termelékenységet is segíti, ha a munkavállalók elismerve érzik magukat, ehhez pedig a megfelelő kommunikáció elengedhetetlen, ugyanakkor a nem jól megválasztott kommunikáció a kollégák közötti illetve a kollégák és a vezetők közötti bizalomvesztést eredményezi, így csökkentve az elköteleződést. Ezutóbbi nagyfokú teljesítményromláshoz vezet, ami az adott cég piaci versenyhelyzetét is csorbítja. Érdemes átgondolni, milyen kommunikációt folytatunk egymással, és min lehetne változtatni. Sok múlik rajta.
A szerző motivációs író, angol-magyar szakfordító.
