A rövid idejű, ismétlődő vagy gyanús mintázatot mutató táppénzes hiányzások jelentős működési és vezetői problémát okozhatnak. Növelik a helyettesítő kollégák terhelését, bizonytalanná teszik a munkaszervezést, többletköltséget teremtenek, és igazságtalanságérzetet kelthetnek azokban, akikre a hiányzó munkatárs feladatai hárulnak. Fontos ugyanakkor, hogy a munkáltató nem döntheti el saját hatáskörben, valóban beteg-e a munkavállaló.

A szabályosan igazolt keresőképtelenséget el kell fogadni. A munkáltatónak azonban joga és lehetősége van a hiányzások következetes kezelésére, a visszatérő mintázatok vizsgálatára, indokolt esetben pedig a keresőképtelenség hivatalos felülvizsgálatának kezdeményezésére. A tapasztalatok alapján nem egyetlen szigorú intézkedés, hanem egy átlátható, egységes és következetesen működtetett hiányzáskezelési rendszer hozza a legjobb eredményt.

1. Visszatérési beszélgetés minden betegállomány után

A nemzetközi gyakorlatban az egyik legeredményesebb eszköz a munkába való visszatérést követő rövid vezetői beszélgetés, különösen az ismétlődő, rövid idejű hiányzások esetében. Minden betegszabadságról vagy táppénzről visszatérő munkatárssal érdemes az első munkanapon egy 5–10 perces, röviden dokumentált beszélgetést folytatni.

A beszélgetés célja nem a számonkérés és nem a diagnózis megismerése. A vezető egyszerre fejezze ki a törődést és tegye egyértelművé, hogy a vállalat minden hiányzást észlel, nyomon követ és megfelelően kezel. Már ennek a gyakorlatnak a következetes bevezetése is képes visszaszorítani a „hosszú hétvégés” és egyéb taktikai hiányzásokat.

2. Egyértelmű hiányzásbejelentési protokoll

A vállalatnak pontosan meg kell határoznia, hogyan és mikor kell a munkavállalónak jeleznie a keresőképtelenségét. Nem célszerű elfogadni, hogy valaki kizárólag egy kollégának küldött üzenetben jelenti be a távollétét. Javasolt szabályok:

• A munkavállaló lehetőség szerint személyesen, telefonon értesítse a közvetlen vezetőjét.
• A bejelentés a műszak vagy a munkavégzés kezdete előtt meghatározott idővel történjen meg.
• A munkavállaló jelezze a távollét várható időtartamát, amennyiben ez már ismert.
• Hosszabb keresőképtelenség esetén előre meghatározott időközönként adjon státuszt.
• Az orvosi igazolást a szabályzatban meghatározott módon és határidőben nyújtsa be.
• A vezető minden hiányzást egységes módon rögzítsen.

A munkavállalótól nem szükséges diagnózist kérni. Az egészségügyi adatok kezelése során az adatvédelmi és adatminimalizálási követelményeket be kell tartani.

3. Objektív jelzőpontok kialakítása

Érdemes meghatározni olyan objektív jelzőpontokat, amelyek elérésekor automatikusan vezetői–HR egyeztetés és jelenléti felülvizsgálat indul. Ilyen jelzőpont lehet például:

• három különálló hiányzás hat hónapon belül;
• öt különálló hiányzás tizenkét hónapon belül;
• visszatérő hétfői vagy pénteki hiányzás;
• ünnepnapokhoz vagy szabadsághoz rendszeresen kapcsolódó betegállomány;
• ismétlődő hiányzás éjszakai, hétvégi vagy kevésbé kedvelt műszakokban;
• túlórát, vezetői visszajelzést vagy munkahelyi konfliktust követő távollét;
• ugyanazon szervezeti egységnél vagy vezetőnél kiugró hiányzási arány.

A jelzőpont elérése ne jelentsen automatikus büntetést. A cél az adott helyzet feltárása, mert a gyakori távollétek hátterében valódi egészségügyi probléma, mentális túlterhelés, családi nehézség, munkahelyi konfliktus, vezetői probléma vagy munkaszervezési hiányosság is állhat.

A hiányzási adatok értékelésekor ezért nemcsak az egyes munkavállalókat, hanem a szervezeti mintázatokat is vizsgálni kell.

4. A keresőképtelenség hivatalos felülvizsgálata

Amennyiben a munkáltatónál dokumentált, megalapozott kétség merül fel a keresőképtelenséggel kapcsolatban, annak fennállása alatt kezdeményezheti a munkavállaló keresőképtelenségének hivatalos felülvizsgálatát az illetékes kormányhivatalnál.

A felülvizsgálati kérelemhez meg kell adni a jogszabályban meghatározott munkáltatói és munkavállalói adatokat, az eljárás pedig díjköteles. A lehetőséget a keresőképtelenség és keresőképesség orvosi elbírálásáról szóló 102/1995. (VIII. 25.) Korm. rendelet biztosítja.

Ezt az eszközt nem célszerű általános fenyegetésként vagy tömeges ellenőrzésként alkalmazni. Olyan esetekben indokolt, amikor visszatérő, dokumentált mintázat vagy konkrét és hiteles információ alapozza meg a munkáltató kétségét.

Fontos, hogy a munkáltató a felülvizsgálatot még a keresőképtelenség fennállása alatt kezdeményezze. Utólag az eljárás gyakorlati lehetősége és eredményessége lényegesen korlátozottabb.

5. A taktikai hiányzások mögötti szervezeti okok kezelése

A következetes ellenőrzés önmagában nem minden esetben elegendő. A taktikai táppénz gyakran annak a jele, hogy a munkavállaló nem lát más elfogadható lehetőséget egy családi, magánéleti vagy mentális nehézség kezelésére. A vállalat lehetőségeitől függően érdemes megvizsgálni az alábbi intézkedéseket:

• egyszerűen és gyorsan igénybe vehető műszakcsere;
• évente egy-két, előre szabályozott sürgősségi vagy magánügyintézési nap;
• kiszámíthatóbb műszak- és szabadságtervezés;
• részmunkaidős vagy fokozatos visszatérési lehetőség hosszabb betegség után;
• munkahelyi mentális, jogi, pénzügyi vagy családi támogatás;
• foglalkozás-egészségügyi szakember bevonása;
• a túlterhelés, a munkahelyi konfliktusok és a vezetői működés rendszeres vizsgálata;
• biztonságos jelzési lehetőség azok számára, akik segítségre szorulnak (akár EAP Munkavállaló Támogató Program).

Ha a vállalat biztosít jogszerű és emberileg vállalható megoldásokat a váratlan élethelyzetekre, csökkenhet annak esélye, hogy a munkavállalók betegállományon keresztül próbálják megoldani ezeket.

6. Kerülendő intézkedések

Nem javasolt:

• a beteg munkavállalók megszégyenítése;
• a hiányzási adatok nyilvános rangsorolása;
• a diagnózis közlésének kikényszerítése;
• a rendszeres otthoni ellenőrzés vagy magánnyomozás jellegű gyakorlat;
• az automatikus büntetés pusztán egy hiányzási küszöb elérése miatt;
• olyan jelenléti bónusz alkalmazása, amelyet egyetlen igazolt betegnap miatt teljesen elveszít a munkavállaló.

Javasolt vállalati intézkedéscsomag

1. Hiányzási adatok elemzése

Legalább az elmúlt tizenkét hónap adatainak vizsgálata:

• hiányzási események száma;
• kieső munkanapok;
• rövid és hosszú távollétek aránya;
• hétfői, pénteki és ünnepnapokhoz kapcsolódó esetek;
• műszakonkénti, területenkénti és vezetőnkénti eltérések;
• ismétlődően hiányzó munkavállalók aránya.

2. Egységes hiányzáskezelési szabályzat

A szabályzat egyértelműen tartalmazza:

• a hiányzás bejelentésének módját;
• a kapcsolattartás szabályait;
• az igazolás benyújtásának folyamatát;
• a visszatérési beszélgetések rendjét;
• a jelenléti jelzőpontokat;
• a HR és a vezetők feladatait;
• a hivatalos felülvizsgálat kezdeményezésének feltételeit;
• az esetleges munkajogi eljárás rendjét.

3. A vezetők felkészítése

A közvetlen vezetőket fel kell készíteni arra, hogy:

• egységesen alkalmazzák a szabályokat;
• emberségesen, de következetesen beszéljenek a hiányzásokról;
• felismerjék a visszatérő mintázatokat;
• ne kérjenek indokolatlan egészségügyi információt;
• tudják, mikor kell a HR-t vagy a foglalkozás-egészségügyet bevonni;
• dokumentálják a megtett intézkedéseket.

4. Visszatérési beszélgetés minden esetben

A rendszer akkor hiteles, ha nem kizárólag a „gyanúsnak” ítélt munkavállalókra vonatkozik. A rövid beszélgetést minden betegállományból visszatérő kollégával le kell folytatni.

5. Fokozatosság alkalmazása

Javasolt folyamat:

1. támogató visszatérési beszélgetés;
2. ismétlődő hiányzás esetén dokumentált vezetői–HR egyeztetés;
3. egyéni jelenléti vagy támogatási megállapodás;
4. indokolt esetben foglalkozás-egészségügyi bevonás;
5. megalapozott gyanú esetén hatósági felülvizsgálat;
6. bizonyított kötelezettségszegés esetén, az arányosság elvét betartva, munkajogi intézkedés.

6. Háromhavi eredménykövetés

A bevezetést követően legalább negyedévente szükséges értékelni:

• hogyan változott a rövid idejű hiányzások száma;
• csökkent-e az ismétlődően hiányzó munkatársak aránya;
• mely területeken vagy vezetőknél maradt kiugró a hiányzás;
• milyen munkahelyi okok kerültek felszínre;
• következetesen megtörténnek-e a visszatérési beszélgetések;
• hogyan alakult a túlóra és a helyettesítő kollégák terhelése.

Összegzés

A taktikai táppénz visszaszorításának kulcsa nem a látványos szigorítás, hanem az, hogy a vállalatnál minden hiányzásnak legyen egységes folyamata és vezetői figyelme.

A jól működő rendszer három alapelve:

• támogatja azt, aki valóban beteg vagy segítségre szorul;
• láthatóvá és kezelhetővé teszi az ismétlődő hiányzási mintázatokat;
• egyértelművé teszi, hogy a vállalat a visszaéléseket nem hagyja következmények nélkül.

A konkrét szabályzatot és az egyedi munkajogi intézkedéseket minden esetben célszerű munkajogi szakértővel, illetve adatvédelmi szempontból is ellenőriztetni.

CSIKÓS-NAGY KATALIN

fluktuációkezelő és munkaerő-megtartási szakértő

A HR-Evolution Kft. alapító ügyvezetője, fluktuációkezelő szakértő, „a megtartás nagykövete”. Több mint 25 éve támogatja a hazai vállalatokat – különösen a termelő és kékgalléros környezetben működő szervezeteket – a munkaerő-megtartás, vezetőfejlesztés és szervezeti stabilitás területén. Szakmai fókuszában a fluktuáció valódi okainak feltárása, a vezetői működés fejlesztése, valamint a munkavállalói élmény és elköteleződés erősítése áll.