Nincs két egyforma rendszer, nincs két azonos logika. Olyan ez valahol, mint autót vásárolni. Mindegyik autó elvisz A-ból B-be. Az egyik autó olcsóbban, kisebb fogyasztással, a másik többet fogyaszt, de cserébe gyorsabban megy, kényelmesebb benne az utazás és van benne GPS navigáció is. A szervizköltség is valószínűleg eltér, és sokszor bizony a kezdetben olcsóbb autóé lehet drágább. A műszerfal is másképpen néz ki, másmilyen elrendezésben vannak a gombok, kapcsolók. A választás nem egyszerű a szoftverek esetében sem, csak itt licencdíjak (ár), támogatási (fogyasztás) és fejlesztési (szerviz) díjak vannak, műszerfal helyett pedig képernyők.
1. lépés: Mérjük fel az igényeinket!
Megszületett a döntés, keressünk bérprogramot! Fontos tudni, hogy minél inkább ismerjük a saját lehetőségeinket és igényeinket, annál gördülékenyebb és gyorsabb lesz a folyamat. A következő kérdéseket érdemes átgondolni: Melyek azok a területek, ahol fejlődést szeretnénk elérni? Milyen funkciók hiányoznak leginkább, melyek azok az új igények a cégvezetés részéről (vagy a napi munka folyamán), amelyet a jelenlegi rendszerünk már nem képes kiszolgálni? Mindig gyorsan elő tudjuk állítani a kívánt riportokat, lekérdezéseket?
Nagyon fontos, hogy a HR vagy bérszámfejtési rendszerek bevezetését / lecserélését ne kezeljük pusztán gazdasági vagy informatikai kérdésként! A sikeres és gördülékeny bevezetési projekt alapfeltétele, hogy minden érintett, így pl. a munkaügyes és/vagy bérszámfejtő vezetők, kollégák is be legyenek vonva. Számos projektet buktat meg ez a hiba.
2. lépés: A megfelelő bérprogram felkutatása
Második lépésként válasszuk ki a szóba jövő cégeket, termékeket. A termék (vagy cég) honlapját érdemes tüzetesebben megvizsgálnunk. Fontos lehet maga a weboldal is, hiszen szoftvert keresünk: milyen az oldal dizájnja, felépítése, modern, innovatív, vagy már évekkel le van maradva a trendektől?
A piacon vannak kisebb, egyszerűbb, úgynevezett dobozos termékek és komplexebb szakértői szoftverek is. Fontos lehet utánanézni, hogy a szoftver hazai fejlesztésű-e: tapasztalat, hogy a külföldről vásárolt szoftverek implementálása gyakran nem tökéletes, ennek hátrányai megnyilvánulhatnak programhibákban, stabilitásban, a fejlesztések és jogszabályi frissítések gyorsaságában, minőségében. Külföldi, honosított szoftverekre ez hatványozottan igaz.
A dobozos termékek jellemzői
Pro (+):
- Olcsó.
- Egyszerű a használata.
- Akár a felhasználó is tudja telepíteni.
Kontra (-):
- Annyit tud maximum, ami a "dobozra rá van írva".
- A fontos paraméterezésekben gyakran marad magára a felhasználó.
- Nem, vagy csak igen körülményesen fejleszthető tovább, nagy eséllyel egy-egy felmerülő igényünket majd táblázatkezelővel (pl. Excel) kell megoldanunk.
- Legtöbbször nem integrálható egyéb rendszerekhez (vállalatirányítási, kontrolling, vezetői információs rendszerek, vagy akár a könyvelés), így az automatikus online adat-átadás helyett marad a papírvándorlás.
- Valószínűleg kisebb létszám áll rendelkezésre az ügyfélszolgálati feladatokra.
A szakértői rendszerek jellemzői
Pro (+):
- Nagy tudás: egy szakértői rendszer az elterjedtségének, a benne felhalmozott tudásának köszönhetően nagy valószínűséggel minden felmerülő igényt képes kiszolgálni.
- Bevezetéskor cégre-szabják, paraméterezik a rendszert.
- Fejleszthető: akár a legspeciálisabb igények lekezelése, átalakítható, hozzáfejleszthető.
- Integrálható (bérprogram kapcsolata más rendszerekkel): vállalatirányítási-, kontrolling-, vezetői információs-, vagy gazdasági, pénzügyi, könyvelési stb. rendszerekkel könnyedén összekapcsolható.
- Automatizmusok: sorozat-feldolgozások, valós idejű jogszabályi ellenőrzések.
- Fokozottabb, fegyelmezetten jogszabálykövetés.
- Munka- és bérügyi folyamatok leképzése (pl.: nyomtatványkezelés, adóbevallás, letiltások stb.)
- Biztonság: komoly jogosultsági rendszer (menüpontok, modulok, funkciók, szervezeti egységek szerinti többdimenziós mátrix), naplózási, logolási lehetőségek.
Kontra (-):
- Az egyszerűbb, "dobozos" termékekhez képest magasabb ár.
- Komplexebb felület, oktatást igényel a használata.
- Hosszabb, szerteágazóbb bevezetés.
3. lépés: Szerezzünk tapasztalatokat!
A fenti szempontok figyelembevételével válasszunk ki 3-4 szoftvert. Az első benyomás, a felületek igényessége, átláthatósága fontos szempont, működés közben látni pedig kiváltképp. Mindenképp éljünk a demó lehetőségével!
Tartsuk mindvégig szem előtt a legfontosabb követelményt: egy szoftver, kiváltképp egy ügyviteli (pl.: bérszámfejtő) szoftver legfontosabb tulajdonsága, hogy egyszerűsítse, gyorsítsa, könnyítse meg a munkánkat. Ne legyen szükséges mellette még kézzel, papíron vagy táblázatkezelőben dolgozni.
Telepíthető demó vs. programbemutató?
Az egyszerű kisebb tudású programmal valószínűleg minden előzetes ismeret nélkül is el tudunk boldogulni, nem fog nehézségekbe ütközni a telepítése és a kipróbálása sem.
Egy igazán nagy tudású szakértői rendszernél ezzel szemben csak a személyes bemutató működhet. Ez elsősorban informatikai kérdés, egy robosztus szoftverrendszer komoly adatbázis kezelőt igényel, és paraméterezéseket. A program is bonyolultabb, hiszen minden lehetséges aspektust le kell tudnia kezelni, ami csak egy (akár sok ezer fős) cégnél előfordulhat.
Legyünk nyitottak!
A szakértői rendszer nem csak programsorokat jelent, hanem felkészült, tapasztalt tanácsadókat is, akikkel már az első bemutató kapcsán is érdemes átbeszélni az igényeket, elvárásokat, specialitásokat és természetesen kérni ezek bemutatását is élőben az adott szoftverrel! Megszívlelendő tanács, hogy mindig a célból induljunk ki: ne egy-egy megoldási metódust várjunk el. Abból induljunk ki, mit szeretnénk elérni, és annak a bemutatását kérjük, hiszen lehetséges, hogy a bemutatott megoldás jobb, mint amit eddig ismertünk, megszoktunk.
Helyezzük a hangsúlyt a prioritásokra!
Már a demó előtt gyűjtsük össze a számunkra fontos szempontokat, s ezekre mindenképpen térjünk ki, hiszen így biztosítható, hogy olyan szoftvert fogunk választani, amely valóban kiszolgálja az igényeinket. Nem mindegy, hogy egyszerű, magától értetődő-e az adott funkcionalitás, vagy esetleg még adatbázis parancsokat is ismerni kellene egy komplexebb lista, vagy riport elkészítéséhez? Ha hasonlóan kell használni a rendszert, mint egy adatbázis- vagy táblázatkezelőt, kezdjünk gyanakodni, hogy tényleg segíteni fogja-e a munkánkat...?
Vizsgáljuk meg, hogy a bemutató díj- és kötelezettségmentes-e.
Kérdezzünk rá a frissítések folyamatára!
A bérszámfejtés egy olyan terület, amely igen gyorsan változhat, s jó, ha a bérszámfejtő programunk is leköveti ezeket. Egy jó szoftver folyamatosan leköveti a változásokat, így leegyszerűsíti és megkönnyíti a munkavégzést. A demók esetében erre a tényezőre is érdemes lehet kitérni.
+1: Érdemes már az első bérszámfejtés előtt nyilatkozni az adókedvezményekről!
Ne felejtsük el, hogy célszerű már az első bérszámfejtés előtt nyilatkozni az adókedvezményekről, így a munkáltatók már a januári fizetésben is figyelembe veszik a munkavállalóknak járó adókedvezményeket - tájékoztatta az MTI-t Izer Norbert. Az adóból kedvezmény jár a gyermekes családoknak, az első házasoknak, a négy vagy több gyermeket nevelő anyáknak, illetve a bizonyos betegségekben szenvedőknek - tette hozzá a Pénzügyminisztérium adóügyekért felelős államtitkára.
A januári bérszámfejtési, illetve nyilatkozat-átadási határidőt lekésve, a januári adókedvezmény összege legkorábban 2022-ben az szja-bevallásban kérhető vissza. Ám így az adóhivatal által készített bevallás sem fogadható el automatikusan, azt ki kell egészíteni, vagyis az időben leadott nyilatkozat nemcsak magasabb januári nettó bért, hanem kevesebb adminisztrációt is jelent - összegezte Izer Norbert.
A kormány több, az Európai Unióban is egyedülálló adókedvezményt biztosít a családoknak, a lakosságnak - emelte ki az államtitkár. Ilyen, nemzetközi szinten is példaértékű az első házasok kedvezménye, amely 24 hónapon keresztül havi ötezer forint adómegtakarítást jelent a házaspároknak. A családi kedvezménnyel pedig az egy gyermeket nevelőknél 10 ezer, a két gyermeket nevelőknél gyermekenként 20 ezer, a három vagy több gyermeket nevelőknél pedig gyermekenként 33 ezer forinttal több kerülhet havonta a családi kasszába. Januárban havi 8050 forint személyi kedvezmény jár az adóból azoknak, akik rokkantsági járadékban vagy fogyatékossági támogatásban részesülnek és azoknak, akik olyan betegségben szenvednek, amely súlyos fogyatékosságnak számít - sorolta az államtitkár.
Izer Norbert kitért a 2020. január 1-én debütált, a négy- vagy többgyermekes anyák kedvezményére is, amelynek révén az érintettek mentesülnek a személyi jövedelemadó alól. Megjegyezte, hogy a koronavírus-válság ellenére jelentősen nőtt a kedvezményt igénybevevők száma: míg 2020 januárjában 38 ezer legalább négygyermekes anya élt a kedvezménnyel, addig novemberben már 46 ezer. A négy vagy több gyermeket nevelő anyák 11 hónap alatt összességében 17,6 milliárd forinttal többet vihettek haza.
Az adóelőleg-nyilatkozatok kitöltését jelentősen megkönnyíti az adóhivatal alkalmazása, az úgynevezett ONYA. Az online nyomtatványkitöltő alkalmazással az adóelőleg-nyilatkozat online is kitölthető. A beérkezett nyilatkozatokat az adóhivatal automatikusan továbbítja az abban megjelölt munkáltatónak, kifizetőnek, és mivel nincs szükség többek között nyomtatásra és irattárolásra sem, így nemcsak környezetvédelmi szempontból előnyös az ONYA használata, hanem a munkáltató adminisztrációs terheit is csökkenti.
| |
|
