Mint ahogy azt egy közelmúltbeli felmérés is alátámasztja, a magyarok többsége megvesztegethetőnek tartja magát. Innentől kezdve a félrelépés már csak azon múlik, hogy az elérhető előny mértéke mennyire van arányban a lebukás kockázatával. Ráadásul, ahogy azt saját gyakorlatunkban is tapasztaljuk, egy cégen belül sokféleképpen lehet visszaélni a társaság vagy a vezető bizalmával. Ennek nyilvánvaló lehetőségét adják a cég nevében történő beszerzések. De felmerülhet a cég eszközeivel való szabályellenes rendelkezés is – így például hibás vagy selejt termék továbbadása, annak megsemmisítése helyett. Sokszor lehet találkozni szabályellenes beavatkozással a cég HR politikájába – például barátok vagy családtagok pozícióba juttatásával. De mindez csak a jéghegy csúcsa.
A szabálytalanságok visszaszorításának lehet eszköze egy visszaélés-bejelentési rendszer bevezetése a társaságon belül. Bár az 50 főnél nagyobb cégeket már jogszabály kötelezi ilyen rendszer bevezetésére, a tapasztalatok szerint a hatékonyság nem azon múlik, hogy technikailag létezik-e ilyen rendszer vagy sem a cégnél, hanem inkább azon, hogy az jól és hatékonyan működik-e vagy sem.
Mi is az a visszaélés-bejelentési rendszer?
A rendszer tulajdonképpen egy belső eljárásrendet takar, amelynek részletes szabályait minden cég a saját képére formálhatja. Azon kívül, hogy lehetővé kell tenni mind a szóbeli, mind az írásbeli bejelentést, a visszaélés-bejelentési rendszereknek nincsenek speciális formai követelményei, azok felállíthatók egy külön erre létrehozott e-mail fiókkal és telefonvonallal, de egy erre szolgáló platform is megfelelő lehet.
A rendszerrel szembeni követelmény, hogy a munkáltató alkossa meg annak az eljárásrendjét is, hogy hogyan történik a beérkezett panaszok elbírálása. Kötelező a rendszer működtetéséért felelős személy vagy szervezet kijelölése, akikhez a bejelentések első körben megérkeznek. Ezzel a személlyel szemben elvárás, hogy ő független és összeférhetetlen legyen. Akárcsak az adatvédelmi tisztségviselők esetén, ez a pozíció is kiszervezhető, ún. bejelentővédelmi ügyvéd vagy egyéb független társaság részére.
Főszabály szerint a foglalkoztató köteles valamennyi, a jogszabály hatálya alá tartozó bejelentést kivizsgálni és tájékoztatni a bejelentőt a panasza beérkezéséről, az eljárás menetéről és a vizsgálat eredményéről. Néhány speciális esetben mentesül a munkáltató az érdemi vizsgálat kötelezettsége alól – így például nyilvánvalóan alaptalan bejelentések esetén (pl. ha valaki azt ismételten teszi meg, a korábbival azonos tartalommal). A bejelentéseket nem kell névvel megtenni, azonban a jogszabály megengedi az azonosíthatatlan (névtelen) bejelentések érdemi vizsgálatának a mellőzését.
Mikor tud hatékonyan működni a rendszer?
Alapkövetelmény, hogy a rendszer felállítása és működése ismert legyen a dolgozók számára, annak szabályai mindenki számára hozzáférhetőek és könnyen megismerhetőek legyenek. Ez önmagában azonban sokszor nem elegendő. Ahhoz ugyanis, hogy a munkavállalók megfelelő bizalommal forduljanak a rendszerhez, ismerniük kell annak részletszabályait és bízniuk kell annak a működésében. Ez szükségessé teszi a rendszerrel kapcsolatos belső oktatás megszervezését és adott esetben, tájékoztató anyagok kihelyezését a munkahelyen.
A rendszer hatékony működése nagyban függ a cég vezetőibe vetett hittől, valamint attól is, hogy a bejelentő munkavállaló meg van győződve arról, hogy őt nem érheti a bejelentés miatt retorzió. Ezért egyrészt az anonim módon működő és a bejelentő személyének lenyomozására közvetlenül nem alkalmas rendszerek a tapasztalatok szerint hatékonyabban működnek. Másrészt, a bizalom kialakításában nagy szerepe van annak is, ha a munkavállaló azt tapasztalja, hogy a korábbi bejelentése során valóban elindult vizsgálat, és annak lett valamilyen szintű végkimenetele, eredménye.
Fontos továbbá, hogy a rendszer használata váljon a céges kultúra részévé. Tudatosítani kell a munkavállalókban, hogy a rendszer használata nem egy elítélendő cselekmény, (mások bemártása, spicliskedés), hanem a társaság mint közösség érdekeinek védelme, és végső soron egy átlátható, biztonságos és fenntartható munkahely biztosítása.
Mire lesz jó egy ilyen rendszer?
Önmagában egy visszaélés-bejelentési rendszer nem lesz képes teljesen kiszűrni a cégen belüli anomáliákat. A rendszer felállítása azonban jelzi a vezetőség elköteleződését a szabályszerű működés mellett, valamint növelheti az elkövető lebukásának a kockázatát, és ezáltal elrettentő hatással bír.
Fontos előnye ennek a megoldásnak a formakényszer hiánya, ezért a rendszer bevezetéséhez komoly pénzügyi forrásokat nem kell áldozni. Ennél fontosabb tényező a belefektetett vezetői energia és kommunikáció, ami viszont már középtávon is megtérülhet. Azoknál a cégeknél, akik komolyan veszik a rendszer bevezetését és a munkavállalók bevonását annak működtetésébe, a visszaélés-bejelentés lehetősége a vállalati etikai normák növekedését eredményezheti és ezáltal hatékonyabb és eredményesebb céges működést tesz lehetővé.
A szerző a Jalsovszky Ügyvédi Iroda ügyvédje.
(Borítókép: Unsplash/freestocks)
