HRPOWER: Digitális HR-érettségi modell – mi ez, és miért fontos?

Kertész Róbert (K. R.): A digitális HR-érettségi modell egy módszertan, amely segít megérteni, hol tart egy szervezet a digitalizáció útján. Ez nem a technológiáról szól, hanem a működés érettségéről: arról, hogyan áramlik az információ, mennyire átláthatóak a folyamatok, és mennyire tudja a HR támogatni a mindennapi működést.

Tallér Botond (T. B.): Pontosan. Az érettségi modell azért hasznos, mert keretet ad ahhoz, hogy hol érdemes fejleszteni. Segít felismerni a kiindulópontot, meghatározni a fókuszterületeket, és követni az előrelépést. Sok szervezet azért akad el a digitalizációban, mert nem tudja, melyik szinten áll: papír, digitális másolat, rendszerek egymás mellett, vagy már valós idejű működés. A digitalizáció sikere nem azon múlik, melyik szinten vagyunk — hanem azon, hogy tudjuk, honnan indulunk, és merre szeretnénk továbblépni.

HRPOWER: Hol tartanak ma a cégek digitálisan?

K. R.: Sok szervezetnél a jelenléti adatok továbbra sem a valós működést mutatják. Papíron mindenki 8:00–16:30-ig dolgozik, és amikor ezt „átvezetik” egy szoftverbe, ugyanaz jelenik meg digitálisan. A tényleges érkezés–távozás továbbra sem látszik. Közben a HR-t sokszor apró kérdésekkel keresik meg: „hány nap szabim van még?”, „a szabadságom jóvá lett hagyva?”, „mikor jár le a vizsgálatom?”. Ezek fárasztják a HR-t feleslegesen.

T. B.: Pontosan. A papíralapú működés digitális formába helyezése önmagában nem hoz változást. Egy jó rendszer valós időben mutatja a jelenlétet, a státuszokat és az alapinformációkat, így a vezetőknek és a dolgozóknak sem kell kérdezgetniük. És igen: ha szeretnék valakivel egyeztetni, fontos lenne látni, hogy egyáltalán bent van-e, vagy feleslegesen indulok el hozzá. Ez működési alap, nem luxus. Vészhelyzetben akár életvédelmi jelentőségű: egy előre kitöltött jelenléti adat nem alkalmas arra, hogy pontos képet adjon arról, hányan tartózkodnak ténylegesen az épületben. A szervezetek digitális érettsége nagyon eltérő: van, ahol még a papíralap dominál, és van, ahol már valós idejű folyamatok támogatják a működést. A lényeg nem az, hol tart a szervezet, hanem az, hogy legyen egy tiszta képe arról, merre szeretne továbblépni.

HRPOWER: Miért érdemes egy HR-rendszert bevezetni?

K. R.: A HR rengeteg időt veszít apró, rutinszerű megkeresésekkel. A vezetők sokszor nem látják, hol tart egy folyamat, a munkavállalók pedig bizonytalanok, mert több helyről gyűjtik be az információkat. Ilyenkor lesz látható, milyen értéke van annak, amikor minden adat és folyamat egy helyen van.

T. B.: Így van. Egy HR-rendszer legfontosabb értéke, hogy átláthatóvá teszi a működést mindhárom oldalnak: HR-nek, vezetőnek és dolgozónak. A HR kevesebb adatkérést kap, a vezető nem találgat, a munkavállaló pedig biztonságban érzi magát, mert tudja, hol tartanak a dolgai. A digitalizáció egyik legfontosabb hatása, hogy a HR szerepe fokozatosan elmozdul az adminisztratív működésből a stratégiai feladatok felé: a fejlesztés, a megtartás, a képzés és a kultúraépítés irányába. Minél kevesebb időt visz el a napi adminisztráció, annál több energia jut azokra a területekre, amelyek valóban hosszú távú értéket teremtenek.

HRPOWER: Mi a különbség a HRMS és a HRIS között?

T. B.: A HRIS egy nyilvántartó rendszer: adatok, dokumentumok, riportok. A HRMS már folyamatokat is kezel: onboarding, képzések, teljesítmény, automatizmusok, jóváhagyások. A HRMS magában foglalhatja a HRIS funkcióit, fordítva viszont nem. A félreértések ott kezdődnek, amikor a HRIS-től várnak HRMS-típusú működést.

HRPOWER: Miért nem működik a „digitalizáljuk a meglévőt” megoldásként?

K. R.: A meglévő működés digitális formába helyezése önmagában nem hoz változást. A folyamat ugyanaz marad, csak más eszközön.

T. B.: Így van. A HR-digitalizáció alapelve az, hogy a folyamatot először átgondoljuk és egyszerűsítjük, és csak azután visszük be a rendszerbe. Ha a működés letisztult és egyértelmű, akkor a digitalizáció valódi előnyt hoz. Ha a régi, összetett vagy nehezen követhető struktúrát visszük át, akkor a rendszer csak láthatóbbá teszi a korábbi problémákat, de nem oldja meg azokat.

HRPOWER: Hogyan válasszunk HR-rendszert?

K. R.: A tapasztalatom az, hogy a folyamat sokkal stabilabb és kiszámíthatóbb, ha a szervezetek egy jól felépített, szakmailag átgondolt sorrend alapján vágnak bele.

T. B.: Igen, és ennek a sorrendnek van egy bevált, nagyon tiszta logikája.
Egy rendszer kiválasztása akkor működik jól, ha ezt a tíz lépést követjük:

1. Célok: Mit szeretnénk elérni a rendszerrel?
2. Folyamatok: Milyen folyamatokat kell újragondolni és lefedni? Hol vannak az elakadások?
3. Követelmények: Milyen funkciókra, integrációkra, jogosultságokra van szükség?
4. Költség: Milyen kerettel számolhatunk, mit bír el a szervezet?
5. Előszűrés: A piacon elérhető megoldások áttekintése, és azok kiválasztása, amelyek valóban illeszkedhetnek a szervezet működéséhez.
6. Demó: A rendszer működésének áttekintése, különös figyelemmel a felépítésre és a használhatóságra.
7. Pilot / modulonkénti bevezetés: Fokozatosan, tanulható módon.
8. Referenciák: Más szervezetek tapasztalatainak átgondolása.
9. Döntés: A szempontok összehasonlítása alapján.
10. Szerződés: Egyértelmű, átlátható bevezetési tervvel.

Ha ez a tíz lépés a helyén van, a bevezetés sokkal kiszámíthatóbb és nyugodtabb folyamat lesz.

HRPOWER: Hogyan érdemes bevezetni? 

K. R.: Az a tapasztalatom, hogy a „mindent egyszerre” megoldás ritkán sikeres. A szervezetnek és a dolgozóknak is idő kell a változáshoz.

T. B.: Egyetértek. A HR-digitalizációt érdemes modulonként bevezetni, olyan területtel kezdve, amely a HR-nek és a munkavállalóknak is azonnali, látványos könnyebbséget ad. Ez lehet a jelenlét, a távollétek, a szabadság, azaz bármi, ami a napi működésben is gyors eredményt hozhat. Ha ez stabil, jöhet a következő modul. Így mindenki magabiztosabban használja a rendszert.

HRPOWER: Mit várhatunk el egy jó rendszertől a teljesítménymenedzsmentben? 

K. R.: Sok szervezetnél a célok, KPI-ok, jegyzetek és az évértékelő űrlapok különböző fájlokban, mappákban vagy platformokon élnek. Ilyenkor természetes, hogy a folyamat széttöredezik, és a vezetők, sőt a dolgozók sem feltétlenül látják át, hogyan kapcsolódnak ezek össze.

T. B.: Pontosan ezért fontos, hogy a teljesítménymenedzsment egyetlen, átlátható felületen jelenjen meg. Egy jó rendszerben a vezető meghatározza a célokat – legyen szó KPI-okról vagy OKR-ekről –, és ezek automatikusan szétválnak csapat- és egyéni szintre. A munkavállaló látja, hol tart, még akkor is, ha nem rendelkezik saját KPI-okkal, mert például fizikai munkakörben dolgozik.

HRPOWER: Mikor térül meg a HR digitalizáció? 

K. R.: A legszembetűnőbb eredmény az, amikor a HR felszabadul, a dolgozók kevesebbet kérdeznek, és a vezetők gyorsabban látnak rá a helyzetekre. Ilyenkor válik igazán láthatóvá, hogy a digitalizáció nem technológiai kérdés, hanem működési minőség.

T. B.: Így van. A ROI-t – vagyis a megtérülést – érdemes tudatosan végiggondolni és kiszámolni. A digitalizáció megtérülése több helyen jelentkezik egyszerre:
kevesebb adminisztráció, átláthatóbb folyamatok, stabilabb onboarding, kevesebb félreértés, és az is jól látszik, hogy a vezetők gyorsabban reagálnak, mert minden információ kéznél van. Egy jól bevezetett rendszer már a második évben kimutathatóan megtérül, ami sokszor egyszerűen abból fakad, hogy a HR, a vezetők és a munkavállalók kevesebb időt töltenek olyan feladatokkal, amelyek korábban folyamatosan elvitték az energiát. 

(Borítókép: Unsplash/Headway)