A post-it-ek és a betáblázás között félúton

Meglepően gyakran tapasztalom, hogy magas beosztású vezetők is csak esetlegesen, vagy nem használnak naptárt. Ha elsőre neked is nehéz elképzelned, hogyan dolgozhatók be egy lista tételei egy naptárba, a következő jelölési gyakorlatok és egyéb praktikák segíthetnek. A folytatásban a Google Naptárban kivitelezhető megoldásokról fogok írni, mivel privátban (valamint a céges naptáramba szinkronizálva) ezt használom.

A) Teendő vagy naptárbejegyzés? 

Én a várható időtartamnál húzom meg a határt: ha egy teendőm elintézése legalább fél órát igényel, találkozóként/naptárbejegyzésként rögzítem, hogy tudatosítsam: jelentős részét fogja kitenni a napomnak. A többit elég egész napos (a naptár tetején felbukkanó), vagy időponthoz kötött teendőként rögzíteni attól függően, hogy időhöz és helyhez kötött-e.

B) Emlékeztetők

Könnyen tudunk nyomasztóan sokat előállítani belőlük. Én csak a teendőként rögzített tételekhez szoktam rögzíteni őket, és így a barátaim lettek. Érdemes csakis azokhoz a tételekhez beállítani, amelyeket hajlamosak vagyunk elfelejteni.

C) Színezés

Én elköteleződés és fontosság szerint színekkel különböztetem meg a bejegyzéseket. Kékkel a fix programokat, zölddel az időben rugalmas, de tervezett időtöltéseket jelölöm. Sárgával a bizonytalan részvételemet, pirossal pedig a nagyon sürgős (lehetőleg nem halasztandó) feladatok ellátását jelölöm.

D) Pufferek, szünetek

Egy időben 0-24-ben naplóztam tevékenységeimet és azt tapasztaltam, hogy 2-3 óra simán eltelik a napból tétlen utazással, sétával A-ból B-be, vagy éppen a fürdőszobai rutinokkal. Ez a zajló idő a barátunk, jó alkalom végiggondolni a dolgainkat vagy töltődni egy kicsit. Lefaragni nem feltétlenül érdemes, számolni vele viszont nagyon is fontos! Ez segít abban, hogy ne nyomaszd magadat irreális időkeretekkel, vagy értekezleteknek olyan, többórás sorozataival, amelyben egy perc szünetet sem hagysz magadnak. Hagyj magadnak időt átzsilipelni két tevékenység között! A szünetek és az előre nem látott események időigényét gyakran hajlamosak vagyunk elfelejteni vagy eltagadni – az idővel kapcsolatos élethazugságainkról külön cikkben fogok még írni.

E) Szinkron

Amennyire a munkában, illetve privátban használt rendszerek lehetővé teszik, valamint ahogy a privát szféránk határai engedik, szinkronizáljuk naptárainkat! Az egyes programok többszöri beírása ugyanis jelentős időrablóvá nőheti ki magát, és valós idejű szinkron híján könnyen köthetünk le olyan programokat, amelyeket már üt valami a másik naptárunkban. Túl az egyéni szinten, szoros munkakapcsolatainkkal is érdemes figyelni egymás naptárát – fontos, hogy bármelyik naptárbejegyzést priváttá tehetjük, és ekkor csak annyit látnak belőle a többiek, hogy valamivel elfoglaltak vagyunk. Ennél kevesebb titkolózásra van szükség azon feketeöves naptárazók körében, akik párjukéval is szinkronizálják privát naptárukat közös idejük védelme érdekében.

Róma sem egy nap alatt épült

Amikor a naplózás hatására elkezdtem radikálisan újragondolni saját időgazdálkodásomat, egyik fő fájdalompontom a sok túlvállalásom volt – úgy látom, hogy ez kis túlzással népbetegség. Amikor kitaláltam a saját rendszerem alapjait, először azt vártam tőle, hogy a szokásos vállalásaim immár bele fognak férni egy hétbe. Nagyot tévedtem: hamar észrevettem, hogy lelkesen teleírtam naptáramat, és a nap végén nagyon nyomasztott, hogy a feszes terveim jelentős részét nem teljesítettem. Aztán találkoztam egy mondással, amit többnyire Bill Gates-nek tulajdonítanak, és azóta is egyik meghatározó gondolatom:

A csekklista részben azt is szolgálja, hogy ne bánkódjunk valamin és fogadjuk meg sok halogatást követően, majd felejtsük is el ugyanolyan hirtelen felindulásból. Ehelyett arra ösztönöz minket, hogy rendszeresen szánjunk némi időt ezekre az ügyekre és kis lépésekben haladjunk vele. 

Ahelyett, hogy már-már közhelyekben írnék egyéni utakról és élethelyzetekről, zárásként azt javaslom, vizsgáld meg, mekkora szabadságra vágysz és ezért mennyit vagy hajlandó tenni. Egyre komplexebb problémák állítanak minket kihívások elé, egyre gyakrabban kell újraterveznünk, vagyis egyre nagyobb szabadságfokkal kell választanunk – VAGY ha ezt szabadságnak éljük meg: választhatunk lehetséges időtöltéseink közül. Ez a szabadság lehet hátborzongatóan nagy és üdítően kellemes is.

Neked mire van igényed a jelen élethelyzetedben? Hozzanak rendszert mások az életedbe, vagy inkább arra vágysz, hogy minden heted más legyen? Spontán vagy megtervezett estéket szeretnél? Mennyire van szükséged közösségre ezen a héten? És énidőre? Időben melyik a kötöttebb általában: a munkád vagy a magánéleted? Hogy vagy ettől?

Nincsenek jó és rossz válaszok ezekre a kérdésekre. Csak őszinték és hazugok. 

(Kiemelt kép forrása: Pexels)