hirdetés
hirdetés
hirdetés

Az e-mailek mögött rejlő pszichológia

Béklyó vagy a szabadság eszköze?

E-mail nélkül nem élet az élet, időnk nagy szeletét foglalja le az e-mailezés, természetes, ha pszichológusok ezt a területet is szemügyre vették.

Talán nem nehéz elképzelnünk egy számítógépe elé görnyedő irodai alkalmazottat, aki előbb hősiesen próbál megküzdeni a levelek áradatával, majd végül feladja az egészet úgy, ahogy van. A kiégés egy reményvesztett állapot: a kiégett személy úgy éli meg, hogy nincs esélye leküzdeni a problémákat, amelyekkel találkozik. Alacsony elköteleződés, teljesítmény és motiváció jellemzi, képtelen energiát mozgósítani, állandó fáradtságban tölti a napjait, gyakran cinizmusba menekülve.

E-mail nélkül hogy lehetne élni?

Azt, hogy az e-maileknek szerepük lehet a kiégésben, már néhány, használattal kapcsolatos statisztikai adat is sejteti: a Future Work Centre és az America Online kutatásai azt mutatják, hogy a munkavállalók többségének egész nap nyitva van a postaládája, sokaknak reggel az az első dolguk, hogy megnézzék az e-mailjüket, valamint késő este is ellenőrzik a leveleiket, sőt, szabadság alatt is követik a levelezésüket. Talán ezeknél is elgondolkoztatóbb, hogy a férfi vizsgálati személyek 6 százaléka még akkor is ellenőrizte az elektronikus postafiókját, amikor a felesége éppen vajúdott.

Nem egyszerű azonban jó tanáccsal élni az e-maileket illetően, hiszen paradox módon éppen az a rossz, ami egyúttal a jó is bennük. Például, hogy gyorsak és olcsók, növelni lehet velük a szervezeten belüli és kívüli kapcsolatokat, ám éppen gyorsaságuk és olcsóságuk miatt sokszor meggondolatlanul küldjük el őket. Ahogy ezt Wilson frappánsan megfogalmazta: „Az emberek imádják az e-mailjeiket, amikor azok segítenek nekik, és utálják az e-mailjeiket, amikor hátráltatják őket.”

Amikor egy technológia egyszerre hordozza magában a jót és a rosszat is, könnyen belátható, hogy nem önmagával a technológiával van a probléma, hanem inkább a hozzá kapcsolódó észlelési ítéletekkel, felhasználói viselkedésekkel. Az utóbbi években több kutatásban is próbálták azonosítani azt, hogy melyek a kiégéshez vezető problémás e-mail-használati szokások.

Problémás e-mail-használati szokások

Brown, Duck és Jimmieson vizsgálatukban azt találták, hogy a problémát elsősorban a nagy mennyiségben érkező, alacsony minőségű e-mailek okozzák. Egy e-mail akkor számít alacsony minőségűnek, ha érzelmekkel telített és/vagy nehezen érthető. Ha sok ilyen típusú e-mailt kap egy ember, akkor az „e-mail-túltöltöttség” állapotába kerül, ami végül érzelmi kifáradáshoz vezet. A nagy mennyiségben érkező, alacsony minőségű e-mailekből fakadó problémákat súlyosbítja, ha a munkatársak egyúttal úgy élik meg, hogy a szervezetben létezik egy olyan normatív elvárás, miszerint az e-mailekre muszáj válaszolni.

Carmago 2008-ban egy IT-céget vizsgálva hasonló dinamikát tárt fel: a túl (mennyiség) és/vagy rosszul (minőség) használt e-mailek ahhoz vezetnek, hogy ezek hirtelen a munka középpontjába kerülnek, és megjelenik egy folyamatos igény arra, hogy pontosítsák a tartalmukat, valamint hogy az önvédelem érdekében mindent alaposan dokumentáljanak. Ekkor az egymás iránti bizalom csökken, az emberek visszahúzódnak a munkahelyi kapcsolataikból, és egy rossz kör indul be, amelyben a munkatársak úgy érzik, hogy mindig figyelniük kell a levelezésüket, mert lemaradhatnak arról a pontról, amikor még hatékonyan meg tudják akadályozni az állandóan fejük fölött lebegő katasztrófát. Ekkor már természetesen sérül a személyes idő és tér, és mindez első lépésben krónikus stresszhez, végül pedig kiégéshez vezet.

Rossz kedvem van, e-mailt írok

A Michigan Egyetem kutatója, Russell Johnson hívja fel a figyelmet arra az ördögi körre, ami a vezetők esetében külön kockázatként jelentkezik: amikor a vezetők rossz érzelmi állapotban vannak, e-mailek írásával és megválaszolásával vigasztalják meg magukat, átélve azt, hogy még ilyenkor is fontosak, és hatékonyan el tudnak intézni feladatokat. Mindeközben azonban éppen a vezetői feladataikat adják fel, beindítva azt a kört, amelyben az egyre több probléma elől egyre többször menekülnek az e-mailjeikbe, sót hintve a sebre.

Estévez-Mujica és munkatársai öt hónapon keresztül figyelték meg egy cég munkatársainak e-mailezési szokásait. Azt találták, hogy önmagukban az e-mailekkel kapcsolatos mennyiségi mutatók (küldött és fogadott e-mailek száma) nem jósolták be a kiégést, viszont a kiégéshez vezető úton sok e-mailt találtak a felettesektől. Mivel az üzenetek tartalmát nem elemezték, így erre nézve csak spekulálhatunk, de úgy tűnik, hogy a vezetőktől érkező e-mailek többnyire feladatokat tartalmaztak, a gyakori levélváltás pedig egyszerűen a túlterhelés mutatója

A szabadság vagy a kötöttség jele a munkaidőn kívüli e-mail?

Mit tudtunk meg ezekből a vizsgálatokból? Az egyik fontos tanulság, hogy önmagában az e-mailekkel kapcsolatos mennyiségi és időadatok ugyanolyan eséllyel vezethetnek pozitív és negatív következményekhez. A munkaidőn kívül küldött e-mailek okozhatnak problémát, ha a munkatárs úgy éli meg, hogy a szervezet elvárja tőle, hogy a személyes idejét áldozza fel, de jelenthet egyfajta szabadságot is a rugalmas munkavégzés jegyében. Egyértelmű, hogy a pszichés megélés a kulcsa annak, hogy az e-mailek kiégéshez vezetnek-e, vagy sem.

Megoldások…

…a munkatársak számára:

Kushlev és Dunn vizsgálata azt mutatja, hogy az e-mailek adagokban való feldolgozása – ha például a munkatársak naponta háromszor nézik meg az e-mailjeiket, a köztes időben pedig kikapcsolják az értesítőket, valamint bezárják a postafiókjukat – ugyanolyan hatékonyság mellett jóval kevesebb stresszhez vezet, mint az e-mailekkel való folyamatos foglalkozás. Az e-mailek minimalizálásával az érzelmi kifáradást tudjuk elkerülni, ami a kiégés első lépcsője. 

…a vezetők számára:

Nehezen kivitelezhető tanács, hogy egyszerűen foglalkozzanak kevesebbet az elektronikus levelezésükkel. A vizsgálatok egyértelműen azt mutatják, hogy a sok e-mailt író és megválaszoló vezetők gyakran a vezetői funkcióikat adják fel, ráadásul ezek az e-mailek a munkatársak szintjén túlterhelésként jelentkeznek.

…a szervezetek számára:

Az elköteleződés-kiégés kontinuumon több köztes lépcső található, és minél hamarabb azonosítjuk be az elköteleződésből való kimozdulást, annál hatékonyabban tudunk beavatkozni. A szervezeteknek érdemes úgynevezett pszichoszociális kockázatértékelést végezniük, ami lehetővé teszi annak megállapítását, hogy az egyes munkatársak éppen milyen állapotban vannak a munkahelyi pszichés egészség szempontjából. Mindez azért is fontos, mert az elköteleződés-kiégés kontinuum egyértelmű kapcsolatban van a hatékonysággal: a kiégett, összeomlott munkatársak jóval alacsonyabb teljesítményt érnek el, mint amire amúgy képesek lennének.

A cikk eredeteg az Üzlet és Pszichológia 2019. április-májusi számában jelent meg. Keressétek az újságárusoknál, vagy rendeljétek meg itt.

Szabó Zsolt, munka- és szervezet-szakpszichológus, ELTE PPK, egyetemi adjunktus
a szerző cikkei

hirdetés
IRATKOZZON FEL
HÍRLEVELÜNKRE!

KÖVESSEN MINKET A FACEBOOKON!

hirdetés
ÉRDEKES HÍRE VAN? KÜLDJE EL NEKÜNK!
hirdetés

Az Üzlet és Pszichológia és a hrpwr.hu ismét bemutatja a nagy sikerű „kékgalléros” konferenciát! Kékgalléros HR kihívások 3.0 szakmai konferencia szeptember 26-án.

Meg akarsz tanulni gyilkosan jó álláshirdetést írni? Gyere el „Kreatív álláshirdetés” workshopunkra október 9-én! Előadó: Földi Miklós Dániel reklám- és neuropszichológus

Zöld marketing és kommunikáció Itt a zöldár! A tudatos fogyasztók már átlátnak a greenwashingon, de mi jön ezután? Save the date: 2019.10.10.

Hogyan győzhető le az időstressz? Energiamenedzsment 4 lépésben. A december 13-i tanfolyam során rövid, közös mindfulness gyakorlást tartunk, amit aztán beépíthetsz a hétköznapjaidba.

Toborzás/kiválasztás konferencia DEMO-túrával egybekötve november 5-én. Az előadások hosszabb szünetében a kiállítók a gyakorlatban is bemutatják megoldásaikat.

hirdetés