hirdetés
hirdetés

A bizalom és az ellenőrzés egyensúlya

Így konvertáld a munkatársak ellenőrzését bizalommá!

Mit jelent a dolgozókba vetett bizalom? Tényleg a fizetett ellenséget kell látnia egy cégvezetőnek az alkalmazottjaiban? Ha bízik bennük, akkor már nem is kell ellenőriznie a cég működését? Aktuális írásunkban a bizalom és az ellenőrzés egyensúlyáról lesz szó. Nem klasszikus krimit tart kezében a kedves olvasó, ezért nyugodt szívvel előre lelövöm a poént: mindkettő szükséges és egy jól kialakított rendszer részeiként még erősítik is egymást. A cikk végére az is kiderül, hogy lehet nyugodt szívvel megbízni a munkatársakban.

Bizalom nélkül nincs jól működő cég 

Amikor egy munkavállaló lopás, sikkasztás vagy egyéb hasonló visszaélés gyanújába keveredik és megbízást kapunk, hogy járjunk az ügy végére, ez a mondat szinte minden alkalommal elhangzik a cégvezető szájából: „Hibáztam, mert megbíztam az alkalmazottamban…” A kijelentést csalódott sóhaj kíséri. Aki cégvezetőként még nem került ilyen helyzetbe, talán az is el tudja képzelni, át tudja élni az érzést: elárultak, becsaptak, hátba szúrtak.

De vajon tényleg hiba lenne megbízni a munkatársakban? Tényleg csak a bizalmatlanság, a mindenkiről eleve rosszat feltételezés lehet sikeres stratégia egy cégvezető számára? Korántsem. A bizalom a sikeres cégműködés kihagyhatatlan összetevője.

Az a munkavállaló, aki bizalmatlanságot érez a személye iránt, nem lesz elkötelezett a cég felé. A teljesítménye nem csak sokkal rosszabb lesz emiatt, hanem a lojalitása is sokkal alacsonyabb szintű lesz. Ami kifejezetten növeli annak a kockázatát, hogy egy kényes helyzetben könnyebben racionalizálja, vagyis tegye maga számára elfogadhatóvá a cég vagyonának megdézsmálását. 

Rendben, de ha megbízunk a dolgozókban, akkor előbb-utóbb jön majd valaki, aki vissza is él majd ezzel a bizalommal – hangzik a teljesen jogos felvetés. Hogyan lehet feloldani ezt a látszólagos ellentmondást?

Az ellenőrzés bizalommá konvertálása 

A sikeres megközelítés arra épít, hogy nem az embereket érdemes személyükben ellenőrizni – és ezzel a „nem bízom benned” üzenetét közvetíteni feléjük – hanem az egyes fontos feladatokat, folyamatokat. A jól megválasztott és jól kommunikált ellenőrzések az egymásba és a cégbe vetett bizalmat is növelni fogják. Egyrészt azzal, hogy az ellenőrzés fókusza a konkrét személyről átkerül egy-egy kritikus folyamatra vagy annak egy-egy lépésére. Másrészt ezek az ellenőrzések a véletlen hibákra is fényt tudnak deríteni, mielőtt még azok nagyobb kárt tudnak okozni. Az ilyen elemekből összeállított rendszer a dolgozók számára is elfogadhatóbb.

Lássunk egy konkrét példát. Egy nagyobb kkv-ban már megoldható (és ezt szinte minden esetben javasoljuk is), hogy a bankszámla könyvelését, vagy legalábbis az előző napi forgalom ellenőrzését mindig végezzék el, ez legyen a pénzügyi teljesítési folyamat része. Az ellenőrzést pedig olyan munkatárs végezze, akinek az átutalások indítása nem feladata, sőt, nincs is ilyen jogosultsága a banknál. Az ellenőrzés keretében arról kell meggyőződni, hogy a bankszámlán csak az előzetesen jóváhagyott terhelések történtek meg, az összegek és a kedvezményezettek is megfelelőek.

Ezt az ellenőrzést minden napra célszerű elvégezni. Tehát ha a cég saját szokásai alapján csak kedden és csütörtökön utal, akkor nem csak szerdán és pénteken – mondván, hogy máskor minek is, hiszen más napokon nem utalunk – hanem minden napra. Mert pont arról (is) akarunk meggyőződni, hogy más napokon tényleg nem történt olyan átutalás, ami a cég pénzügyi jóváhagyási folyamatait kikerülné.

Hogyan visz bizalmat egy ilyen ellenőrzés a pénzügyi folyamatokba? Úgy, hogy nem magát az átutalást végző személyt ellenőrizzük, hanem a céges bankszámla forgalmát. Személytől függetlenül. Sőt, a bankszámlához hozzáféréssel rendelkező dolgozókat is védjük attól, hogy illetéktelenek a nevükben esetleg visszaéljenek a jelszavukkal és egyéb kódokkal.

Egy ilyen egyszerűen végrehajtható ellenőrzés hatékonyan képes detektálni már az első alkalommal egy olyan visszaélést, amire egyébként csak hosszú hónapok után derülne fény. Mivel a visszaélések korai felfedésén kívül az egész kifizetési folyamat esetleges hibái is rövid időn belül és garantáltan fennakadnak rajta, ezt az ellenőrzés a dolgozók is segítségként és örömmel szokták fogadni.

Ha bízhat a rendszerben, bízhat az emberekben is 

Ezzel a megközelítéssel egyszerűen kiépíthető egy olyan ellenőrzési rendszer a cégben, amely nem köti gúzsba a napi működést, nem telepszik rá a napi működésre. Amint az előbbi példában is láttuk: nem a kifizetési folyamat normál menetébe iktattunk be még további engedélyezési köröket. Ilyet csak a szokásos utalási összegeket meghaladó vagy új (eddig nem szereplő) kedvezményezett esetén érdemes megtenni.

A kifizetési folyamat végére egy olyan – napi szintű, de néhány perc alatt elvégezhető – ellenőrzés kerül, ami az egész folyamatot megbízhatóvá teszi. Megvalósítva a visszaélések megakadályozása érdekében általában is a követendő stratégiát: sokat ne lehessen, de keveset se legyen érdemes!

Utóbbi célkitűzés értelme, hogy a rövid időn belüli és garantált lebukás miatt azok a visszaélések sem fognak megtörténni, amelyeket közvetlenül nem tudunk megakadályozni (mint az előbbi példában egy jóvá nem hagyott átutalás teljesítése). A hétköznapi értelemben vett bűnözés körében is általánosan elfogadott kriminológiai megállapítás, hogy nem az esetleges büntetés nagysága, hanem a felelősségre vonás elkerülhetetlenséges, vagy más szavakkal: a lebukás magas kockázata fogja elrettenteni az elkövetőt.

Ezt a megközelítést alkalmazva cégvezetőként nem kell azon rágódnia, hogy vajon megbízhat-e az embereiben, nem csapják-e be, nem okoznak-e kárt – akár szándékosan, akár csak figyelmetlenségből vagy hanyagságból. Ha megbízhat a folyamatokban és a rendszerekben, akkor nyugodt szívvel megbízhat a munkatársaiban is.

Róth Dénes
a szerző cikkei

(forrás: Piac és Profit)
hirdetés
IRATKOZZON FEL
HÍRLEVELÜNKRE!
hirdetés
ÉRDEKES HÍRE VAN? KÜLDJE EL NEKÜNK!
hirdetés

Tarts velünk április 22-én, hogy megtudd, hogy mitől működik a mentoring és nagyköveti rendszer – és mitől nem!

Mindenkit meggyötört a pandémia, a motiváltságukat vesztett, kiégett és akár még fizikailag is megviselt munkatársak aránya lényegesen nőtt a szervezeteken belül. Milyen eszközei vannak erre egy vállalatnak? Gyere el ingyenes szakmai randinkra, ahol több tucat javaslatot adunk a kezedbe!

Az élet megállt ugyan, de a toborzás nem: bizonyos ágazatokban ugyanúgy kellett a munkaerő, a kampányok, kiválasztások és interjúk ugyanúgy folytak tovább az elmúlt egy évben is, mégis rengeteg dolog változott. Ennek tanulságait foglaljuk össze május 20-án!

hirdetés