hirdetés
hirdetés
hirdetés

Megsokszorozódott hatékonyság

Vágj rendet az e-mail postafiókodban 9+1 lépésben

Munkanapjainknak durván a negyede megy el azzal, hogy az e-mailjeinket olvassuk, szortírozzuk, és válaszokat pötyögünk be. Épp ezért egy jól megszervezett, átgondolt postafiók lehet a kulcs ahhoz, hogy más tevékenységekre szabadíthassunk fel időt. Összeszedtünk néhány stratégiát, amelyek segítségével tartósan rendet vághatunk a postafiókunk és a beözönlő levelek káoszában. Kezdjük el az új évben, vagy akár már decemberben – csodálkozni fogunk, mennyi időnk szabadul fel!

Neked hány e-mail várakozik most éppen a postafiókod Beérkezett üzenetek mappájában arra, hogy valamihez kezdj vele? Ebből hány olvasatlan, hányat nem válaszoltál meg, és mennyi olyan van köztük, amelyekre igazából nincs is szükséged?... Íme az életünket megkönnyítő és a produktivitásunkat rövid úton megsokszorozó 9+1 stratégia:

1. Vágj rendet az összevisszaságban, számold fel a káoszt!

Még mielőtt „zero inbox policy”-t vezetnél be, muszáj rendet tenni a felhalmozódott levelek között. Ehhez egyszerűen hozz létre egy „Régi postafiók” nevű mappát, és a postafiókod teljes tartalmát másold át oda. Ezután alkoss új almappákat, amelyekbe az újonnan érkező leveleket optimálisan szűrők alkalmazásával irányíthatod át oly módon, hogy ezután minden új e-mail automatikusan valamelyik almappába érkezik majd.

2. Gyűjtsd egy postafiókba az összes beérkező e-mailedet!

Sokaknak olyan a munkája, hogy egyszerre több e-mail fiókkal kell zsonglőrködniük. Ahelyett, hogy egyenként kezelnéd és tartanád karban ezeket, érdemes átirányítani minden beérkező e-mailt egy központi címre, így sokkal egyszerűbb lesz rendszerezni őket. Azzal, hogy többé nem kell egyenként ellenőrizned a postafiókjaidat, már meg is tetted az első lépést a nagyobb hatékonyság felé.

3. A Beérkezett üzenetek mappát tekintsd munkaterületnek, ne pedig a „végállomásnak”.

Minden e-mailnek meg kell találni a helyét a megfelelő almappában, hogy a Beérkezett üzenetek mappa átlátható maradjon.

4. Csak bizonyos időközönként nézz rá a postafiókodra!

Ha folyamatosan rajta tartod a szemed az e-mailjeiden munka közben (neadjisten munkaidőn túl is), és sportot űzöl abból, hogy minden e-mailt már az érkezése pillanatában elolvass, mint ahogy azt sokan teszik (többek közt e sorok írója is nehezen bír leszokni erről...), akkor soha semmilyen feladatodnak nem érsz a végére. Ez így persze nem teljesen igaz, de a folyamatos email-nézegetés rendszeresen megakaszt a munkádban, kizökkent, és ez semmiképp nincs jó hatással a produktivitásra (és ami rosszabb, hosszú távon a kiégéshez is hozzájárul). Sokkal előnyösebb tehát ellenállni a csábításnak, és csak bizonyos időközönként pillantást vetni a beérkezett leveleidre. Viszont van még egy szabály: amikor megnézed őket, akkor mindegyiket rendezd is el: kerüljön a megfelelő mappába, a sürgőseket azonnal válaszold meg, és így tovább.

5.  Minden bejövő üzenettel bánj el egy lépésben!

Amikor eljön az ideje, hogy átrágd magad a bejövő e-mailjeiden, azonnal el kell döntened, melyiknek mi legyen a sorsa. Döntsd el, haladéktalanul meg kell-e válaszolni, és melyik mappába tartozik. A 6. pont segíteni fog abban, hogy sikeresen kategorizáld az e-mailjeidet, és így azok rövid úton eltűnhessenek az Inboxodból (ami ennek köszönhetően szép tiszta és átlátható marad).

6. Alkalmazd az Eisenhower-elvet a sürgős / fontos e-mailek elkülönítésére!

Az e-mailek a fenti elv alapján négy kategóriába sorolhatók be:

Fontos és sürgős: ezekkel azonnal foglalkozz, ne vesztegesd az időt arra, hogy valamelyik almappába rakod őket.

Fontos, de nem sürgős: az ilyen e-mailekhez kapcsolódó tevékenységeket egy to-do listára vezetheted fel, magát az e-mailt pedig az „Elvégzendő feladatok” mappában helyezheted el (lásd 7. pont). Ezzel a mappával akkor érdemes elkezdeni foglalkozni, ha a beérkezett üzeneteiddel már végeztél.

Nem fontos, de sürgős: delegáld a feladatot másnak, vagy kérdezd meg a feladót, ráér-e annyira az ügy, hogy egy későbbi időpontban foglalkozz vele.

Nem sürgős és nem is fontos: ezeket egyszerűen törölheted, vagy elmentheted egy almappába, ha a későbbiekben még szükséged lehet rájuk.

7. Iratkozz le a felesleges hírlevelekről!

Itt a mindennap a postaládádban landoló, ugyanattól a feladótól rendszeresen érkező levelekről van szó, amelyeket nem igazán akarsz elolvasni. Ezek egy része olyan hírlevél, amire nagy valószínűséggel véletlenül iratkoztál fel akkor, amikor elfelejtettél kiikszelni egy rubrikát. Más részükre szándékosan iratkoztál ugyan fel valamikor, de a téma mára elveszítette számodra az aktualitását. Szánj egy kis időt arra, hogy leiratkozz azokról, amelyeket úgysem olvasnál el soha – és takaríts meg ezzel magadnak napi pár percet!

8. Rendszerezés rendszerezés, rendszerezés: sorold be almappákba a beérkező leveleket!

Természetesen érdemes mindenkinek egyéni, a számára legmegfelelőbb struktúrát kialakítani a levelei rendszerezéséhez, de íme egy minta kiindulópontnak:

  • Elvégzendő feladatok: ebbe a mappába olyan e-mailek kerüljenek, amelyekkel valami módon foglalkoznod kell (megválaszolni őket, vagy valamilyen teendő elvégzése kötődik hozzájuk).
  • Elolvasandók: az ide kerülő e-mailekkel nem kell semmit sürgősen csinálnod, viszont a későbbiekben el kell olvasnod őket (ide tartoznak például a téged érdeklő hírlevelek vagy azok az e-mailek, amikre rácc-ztek).
  • Várakozók: ide kerülhetnek azok az e-mailek, amikhez valamilyen elvégzendő feladat kapcsolódik, azonban ahhoz, hogy ezt a feladatot el lehessen végezni, előbb valaki másnak kell elvégeznie egy másik feladatot...
  • Archívum: ide pedig azokat az e-maileket rakhatod, amikhez nem kapcsolódnak további teendők, viszont valamilyen okból mégse akarod törölni őket.

9. Automatizáld a mappákba rendezést!

Bizonyos levelezőrendszerek, mint például a Google vagy az Outlook levelezője, lehetővé teszik, hogy szűrőket hozz létre a bejövő üzeneteinkhez, így például az egy bizonyos feladótól érkező levelek automatikusan továbbítódnak egy általad beállított almappába vagy a megfelelő személynek. Az effajta automatizálással rengeteg munkát spórolhatsz meg magadnak, és biztosíthatod, hogy minden e-mailed a megfelelő „elbánásban” részesüljön.

9 + 1. Ne zárd be a levelezőrendszert egészen addig, amíg minden bejövő üzenettel nem foglalkoztál!

Lehet, hogy csak napi kétszer nézed meg az e-mailjeidet, viszont akkor egészen addig ne lépj ki a levelezésből, amíg az összes e-maillel nem foglalkoztál. Vedd rá magad, és csináld végig! Ezek után órákig egyáltalán nem lesz dolgod a levelezéssel, és hatékonyan foglalkozhatsz a többi feladattal.

(forrás: European Business)
hirdetés
IRATKOZZON FEL
HÍRLEVELÜNKRE!

KÖVESSEN MINKET A FACEBOOKON!

hirdetés
ÉRDEKES HÍRE VAN? KÜLDJE EL NEKÜNK!
hirdetés

Magyarország egyik legrangosabb kreatív reklámversenye! A verseny shortlistesei és a díjazottjai pontokat szereznek az M+Listán! Nevezési határidő: március 8.

PR workshop a Prizma Kreatív PR Díj kiemelkedő kampányainak bemutatására március 12-én!

Március 13-án ismét megrendezzük néhány órás Facebook, Instagram workshopunkat, ahol gép előtt, az oktatóval együtt, a saját accountunkra belépve közösen végigvesszük, hogy adjunk fel hirdetést.

Onboard - offboard a szállodaipar területén Félnapos konferencia a hazai szállodaipar HR-esei számára toborzás és megtartás témában. Tippek, tanácsok, praktikus tudás. Dátum: 2019.03.18.

Meg akarsz tanulni gyilkosan jó álláshirdetést írni? Gyere el „Kreatív álláshirdetés” workshopunkra március 22-én! Előadó: Földi Miklós Dániel reklám- és neuropszichológus

JobXperience – HR konferencia a még jobb hangulatú munkahelyekért. Időpont: Április 02. 09:00

Konferencia az influencerek helyes bevetéséről, velük való gyümölcsöző kapcsolat kialakításáról, konzekvens imázsépítésről, hatékony eladásösztönzésről, saját tartalmak gyártásáról, külföldiek adaptálásáról április 4-én!

hirdetés