hirdetés
hirdetés

Produktivitás stresszmentesen

Ezzel a módszerrel nem lesznek többé időgazdálkodási problémáid

Megint elsiklottál egy határidő felett? Azt sem tudod minek kezdj neki? Úgy érzed sosem elegendő a napod ahhoz, hogy minden feladatot elvégezz? Nyugi, nem vagy ezzel a problémával egyedül. Én is átéltem a fenti helyzeteket, ám megismertem egy módszert, ami a mai napig segít, hogy produktívabb, hatékonyabb és elégedettebb legyek.

A megoldás: GTD. Ez a három betű a Getting Things Done rövidítése, mely David Allen nevéhez köthető. Könyve, a Hatékonyságnövelés stresszmentesen az egész világon elsöprő sikert aratott és emberek millióinak változtatta meg az időhöz való hozzáállását. Nézzük, mik a módszer fő sarokkövei, melyeket követve életünket rendszerezettebbé és hatékonyabbá tehetjük:

1.     Ha eszedbe jut egy feladat, jegyezd fel!

Az első és legfontosabb lépés, hogy bármikor eszedbe jut egy tennivaló, írd fel! Az a te személyes preferenciádon múlik, hogy ezt elektronikus formában teszed meg vagy papír alapon. A lényeg, hogy olyan eszközt válassz, ami mindig elérhető, bárhova is mész. Vegyünk csak egy példát: hazafelé tartva eszembe jut, hogy vennem kell mosószert, így hát felírom, hogy ne kelljen folyamatosan emlékezetben tartanom. Vagy a munka során egy projekt közben beugrik egy másik elvégzendő feladat: ezt is feljegyzem, így mentálisan energiát spórolok, hiszen nem kell fejben tartanom az információt, ráadásul nem kell attól sem tartanom, hogy elfelejtem. A rögzítéshez ajánlott a Wunderlist vagy a Todoist nevű alkalmazás.

 2.     Tedd a feladatokat átláthatóbbá!

Fontos, hogy a nagyobb projekteket kezelhetővé tedd: azaz bontsd le őket kisebb egységekre, melyeket könnyebben el is tudsz végezni. Ez a lépés gyakran képes azt a mentális gátat átszakítani, hogy egy feladatnak azért nem állunk neki, mert túl hosszúnak látjuk. Hozz létre tehát egy-egy nagyobb projekt során alfeladatokat. Így akkor is nekiállhatsz egy feladatnak, ha nincs időd az egészre, de egy alegységre igen. Ennél a pontnál kell azt is megvizsgálnod, hogy melyik feladat az, amit neked kell elvégezni és melyik az, amit esetlegesen delegálnod kell (pl. egy munkahelyi projektben). 

 3.     Rendszerezd a listádat!

A rögzítés után persze rendszerezni is kell a feladatokat. Életünk különböző területein vannak feladataink, így jobb, ha például a munkahelyi feladatokat és az otthoni feladatokat nem egy helyen látjuk felsorolva. Nem is beszélve arról, hogy vannak olyan tennivalók, melyeket a közeljövőben végeznénk el, és olyanok is, amelyeket csak később. Ennek a legkönnyebb módja, ha különböző listákat hozol létre (az előbb említett alkalmazások nagyszerűen képesek erre). Érdemes legalább a különböző életterületeket külön listákon kezelned (pl. személyes, szakmai stb.), de az, hogy mennyi listát hozol létre, az a saját igényeiden múlik.

Ezután pedig a feladatokat priorizálnod is kell, azaz fontossági sorrendbe kell rendezned őket. Mindig adj határidőt a feladatoknak és állíts be hozzájuk emlékeztetőt! Ha van segédanyag, amit csatolni tudsz a projektekhez, tedd meg, annyival könnyebb lesz majd nekilátni később.

 4.     Reflektálj!

Hetente egyszer érdemes átnézned a listáidat, azzal a céllal, hogy a rendszer mindig friss legyen. Ha vannak olyan feladatok, amiket nem pipáltál ki, de elvégezted, akkor tedd meg. Ha egy-egy projekt kibővült, akkor azt is egészítsd ki. Ha eszedbe jutnak új feladatok, jegyezd be.

 5.     Hajtsd végre! 

Amikor felállt a rendszer, akkor elkezdheted kiválasztani az első elemet a listádról és végrehajtani azt. Adottak hozzá az alapok: apróbb lépésekre való lebontás, megfelelő időbeosztás és talán még a hozzácsatolt anyagok is. 

Érdemes nekilátni a módszer használatához, mert az életünk tehermentesebb lesz és sokkal fókuszáltabban tudunk dolgozni. A rendszer elkészítéséhez felhasznált idő sokszorosan megtérül, a karbantartás pedig nem vesz el többet heti maximum egy óránál. 

Mikor vágsz bele? 

Novák Dóra, online szerkesztő, újságíró
a szerző cikkei

(forrás: Getting Things Done)
hirdetés
IRATKOZZON FEL
HÍRLEVELÜNKRE!
hirdetés
ÉRDEKES HÍRE VAN? KÜLDJE EL NEKÜNK!
hirdetés

Tarts velünk április 22-én, hogy megtudd, hogy mitől működik a mentoring és nagyköveti rendszer – és mitől nem!

Mindenkit meggyötört a pandémia, a motiváltságukat vesztett, kiégett és akár még fizikailag is megviselt munkatársak aránya lényegesen nőtt a szervezeteken belül. Milyen eszközei vannak erre egy vállalatnak? Gyere el ingyenes szakmai randinkra, ahol több tucat javaslatot adunk a kezedbe!

Az élet megállt ugyan, de a toborzás nem: bizonyos ágazatokban ugyanúgy kellett a munkaerő, a kampányok, kiválasztások és interjúk ugyanúgy folytak tovább az elmúlt egy évben is, mégis rengeteg dolog változott. Ennek tanulságait foglaljuk össze május 20-án!

hirdetés