hirdetés
hirdetés
hirdetés

Kommunikáció

6 tipp, hogy ne olvasatlanul landoljanak a kukában a céges e-mailjeid

Egy átlagos alkalmazott napi 121 e-mailt kap a munkahelyi levelesládájába, és ő maga további 40 e-mailt küld ki. A legtöbben valószínűleg már tapasztaltuk az érzést, amikor a beérkező levelek valósággal elborítják a postaládánkat, így aztán válogatni vagyunk kénytelenek köztük. A rossz hír az, hogy az általunk kiküldött 40 e-mailhez is így állnak hozzá mások… Vajon mivel maximalizálhatjuk az esélyeit annak, hogy gondosan megfogalmazott elektronikus leveleink ne kerüljenek olvasás nélkül a kukába?

Íme néhány tanács, melyek birtokában olyan e-maileket írhatunk, amelyeket a címzettek jó eséllyel megnyitnak, és el is olvasnak majd. Legyen szó a vállalaton belüli levelezésről, de akár potenciális jelölteknek szóló vagy bárki másnak írt üzleti levelekről, az alábbi szabályok minden esetben érvényesek.

1. Kerüljük a klisés megszólításokat!

„Kellemes hétfőt kívánok!”, neadjisten: „Madárcsicsergéses szép hétfő reggelt kívánok!” …Most komolyan, ki beszél így a való életben? Jobban tesszük, ha az elektronikus levelezésünkben is kerüljük az efféle elterjedt, ám erősen klisés hatást keltő fordulatokat, és helyettük inkább ilyesféle felvezetést írunk: „Kedves XY! Azért keresem Önt, mert... / Azért kereslek, mert ...", „Azért írok, mert...”

2. Ne pocsékoljuk a címzett drága idejét!

Ha egyszer lemérjük, mennyi időt töltünk naponta az e-mail postafiókunkban történő bogarászással, a kapott üzeneteink elolvasásával és megválaszolásával, akkor ugyancsak meglepődhetünk az eredményen. A legjobb professzionális e-mailek rövidek és könnyen megválaszolhatóak. Strukturáljuk úgy az üzenetünket, hogy a címzett könnyedén megválaszolhassa azt, és ne az legyen az első reakciója, hogy elrakja későbbre „Erre majd válaszolok, ha lesz egy kis időm” felkiáltással. A legjobban akkor járunk el, ha specifikusak vagyunk. Igyekezzünk úgy kérdezni, hogy a kérdésünk pár szóban vagy maximum mondatban megválaszolható legyen! Egyes szakértők szerint az a legjobb, ha az e-mailjeink hosszát legfeljebb öt mondatban korlátozzuk. Nyugodtan kidobhatjuk belőlük a felesleges udvariaskodásokat vagy mentegetőzéseket (mint például: „Még egyszer nagyon szépen köszönöm" vagy „Elnézést, ha zavarok a levelemmel, de úgy gondolom, hogy…”). Ha csak lehet, kerüljük a „csak” szócska használatát is: „Csak azért kereslek, mert...”.

3. Kerüljük az emotikonokat, a túl sok felkiáltójelet és a helyesírási hibákat!

Ami az emotikonhasználatot illeti, ez különösen akkor igaz, ha nem YZ-generációs a címzettünk. Futtassunk le helyesírás-ellenőrzést (online magyarul a Word helyesírás-ellenőrzőjén túl például a Webforditas.hu online szolgáltatása áll rendelkezésünkre, angolul pedig nagyon jó és ingyenes szolgáltatást is nyújt a Grammarly vagy a Grammar Check). Emellett nyugodtan küldjük el először próbaképp saját magunknak a levelet, mielőtt a tényleges címzettnek kiküldjük! Ez lehetővé teszi, hogy lássuk, hogyan néz ki majd a címzett postaládájában, és így friss szemmel mi is még egyszer átolvashatjuk kiküldés előtt.

4. Ügyeljünk a hangnemre!

Ne feledjük, hogy a levél hangneme könnyen félreérthető lehet annak, aki olvassa, hiszen eközben nem hallja a hangunkat, és nem látja az arckifejezésünket. Ennek megfelelően akár sokkal udvariatlanabbnak is tűnhetünk írásban, mint a valóságban. Lehet az is, hogy lényegre törőek akartunk lenni, de a címzett ehelyett indulatosnak és rövidnek találja az üzenetünket. Ha szeretnénk leellenőrizni, hogy a levelünk hangneme megfelelő-e, akkor olvassuk fel magunknak hangosan a levelet, mielőtt kiküldjük! Ha a mi fülünknek goromba, túl kemény vagy bizalmaskodó, akkor jó eséllyel a címzettnek is annak fog tűnni.

5. Gondoljunk bele, mit éreznénk akkor, ha a szóban forgó levelünk nyilvánosságra kerülne!

A legjobb szűrő minden esetben a (feltételezett) nyilvánosság szűrője. Miközben a levelet fogalmazzuk, képzeljük el, mi lenne akkor, ha az e-mailünk nagy tömegek színe elé kerülne. Mi történne például, ha véletlenül a „Reply All” gombra nyomnánk rá egy személyre szóló válasz megírásakor, vagy a rossz személynek küldenénk el a levelünket? Mielőtt a Küldés gombra nyomnánk, olvassuk át még egyszer olyan szemmel a levelünket, hogy közben azt kérdezzük magunktól: „Ezt az arcot akarom mutatni magamról a világnak?” Ha már úgyis ott vagyunk, ellenőrizzük is le, csakugyan annak cc-zzük a levelünket, akinek akartuk. Emlékeztessük magunkat arra, hogy nem szükséges minden e-mailt mindenkinek cc-zni – tényleg csak a kapja meg, akinek szükséges elolvasnia!

6. Tegyük az e-mailt könnyen olvashatóvá!

Ne feledjük, hogy mindenki elfoglalt, és az elfoglalt emberek jó esetben is éppen csak hogy átfutják a kapott leveleket. Készítsünk felsorolásokat, alkalmazzunk kiemelést (de csak módjával), vagy számozzuk meg a mondanivalónkat, hogy ezzel is a legfontosabb mondanivalónkra irányítsuk a figyelmet. Használjunk hiperhivatkozásokat a copy-paste-elt URL-ek helyett az egyszerűség és a professzionális hatás elérése érdekében!

(forrás: European Business)
hirdetés
IRATKOZZON FEL
HÍRLEVELÜNKRE!

KÖVESSEN MINKET A FACEBOOKON!

hirdetés
ÉRDEKES HÍRE VAN? KÜLDJE EL NEKÜNK!
hirdetés

A HRKOMM Award 2018 nyertes pályázatainak bemutatása február 20-án. SAVE THE DATE!

hirdetés