hirdetés
hirdetés

Business case

Így érd el, hogy a vezetőség támogassa a HR-projektedet!

Mondd úgy, hogy megértse – a nagybátyám, aki igen jó érdekérvényesítő volt, mindig ezt mondogatta. Egyszerűnek hangzó bölcsesség, mégis sokaknak nehéz megvalósítani a gyakorlatban. Nem véletlen, hogy sokszor elbeszélünk egymás mellett, nem értjük egymás motivációit, céljait. Ez a magánéletben sem egyszerű, de egy vállalat esetében komoly anyagi következményekkel (is) járhat. Ezért szeretném most megmutatni, hogy egy megfelelően összeállított business case-szel miként érheted el a céljaidat úgy, hogy azzal mindenki nyerjen.

Kis hazánk abban a különös helyzetben van, hogy míg a gazdasága folyamatosan erősödik, és ránézésre évről-évre javul a foglalkoztatási rátája is, addig a munkaerőpiacon egyre rosszabbul teljesít. A régióban itt a legnagyobb a strukturális munkaerőhiány, és lassan, de biztosan bővül azoknak a területeknek a köre, amelyek érintettek a problémában.

Eleinte az ipari és építőipari szakmáknál, a gépkezelőknél és járművezetőknél jelentkeztek ezek a nehézségek, és persze régóta küzdenek az egészségügyben, az oktatásban is a szakemberhiánnyal. Idén már a vendéglátásban is egyre nehezebb volt a nyári idényben megfelelő munkaerőt találni, nemrég pedig nagyot futott a hír, hogy a hazai kereskedelemben is legalább tízezer emberre lenne szükség a megfelelő kiszolgáláshoz. A Financial Times nyáron megjelent tanulmányában egy különösen ijesztő adatot hozott fel példának. Eszerint a magyar iparvállalatok 86,6 százaléka számít arra, hogy az akut munkaerőhiány már a közeljövőben korlátozni fogja termelésüket. A helyzet égető, hiszen sokszor már nem csupán a további fejlődést akadályozza, hanem a vállalt kötelezettségek teljesítését is.

A HR-eseknek kell megbirkózniuk a kihívásokkal

A HR-esek jól ismerik ezt a problémát, hiszen szinte vért izzadnak, hogy napi szinten találjanak megoldást a kapacitás-problémákra és a jelentős fluktuációra: új beállókkal, belső átcsoportosításokkal, képzésekkel stb.

Ez azonban még nem elég. Egyrészt a nehezen megszerzett – levadászott, átcsábított – munkaerőt meg is kell tartani. Ahhoz, hogy a munkavállalók elégedettek és lojálisak legyenek, sok esetben ma már nem elég önmagában a magasabb bér. Jobb munkakörülményekre is szükség van: aktív információ-áramlásra, gördülékeny napi ügyintézésre, vélemény-nyilvánítási lehetőségekre, családbarát hozzáállásra. Arra, hogy a munkavállalók valóban érezzék: fontosak a cégnek, megbecsülik őket, számítanak és odafigyelnek rájuk. (Részletek a keretes anyagban.)

Másrészt pedig a munkaerőhiány és a bérköltségek folyamatos emelkedése miatt új utakra kell merészkedni: technológiai, automatizálási és digitalizációs fejlesztésre is szükség van ahhoz, hogy a termelékenység ismét javuljon – a beruházások növekedését a szakértők szerint éppen ez is magyarázza. Akármelyik módot is választja a cég, az biztos, hogy nehéz döntések előtt áll, amelyeket megfelelően kell előkészíteni. Egy jó business case pedig pont erre való. 

Business case? Az meg minek?

A business case egy logikus, lépésről-lépésre felépített, könnyen áttekinthető döntéselőkészítő anyag, ami arra szolgál, hogy egy fejlesztési projektet eredményesen lehessen prezentálni a felső vezetés számára.

A business case tehát lényegében egy kommunikációs eszköz, amely a célközönség számára könnyen érthető és befogadható, és amely egyszerűsége ellenére mégis elegendően részletes ahhoz, hogy megkönnyítse a döntéshozatalt. A jó business case megalapozott és a cég egésze szempontjából előnyös döntésekhez vezet.

A business case elkészítéséhez nincs mágikus formula, hiszen minden cég, minden eset, minden projekt és akár esetenként minden érintett más lehet. Ami biztos, hogy a jó business case nem terjengős, nem torzít, nem tukmál, nem magyarázkodik. A jó business case alapos munka eredménye, amely a vállalat belső működésének, sajátosságainak, viszonyrendszerének, munkatársainak beható ismeretén alapul. A tényekre épít, de figyelembe veszi az emberi, szubjektív tényezőket is. 

A busines case 8 keretpontja

1. A probléma lényege

Ebben a részben röviden kell vázolni a kiindulási helyzetet. Bemutatni a probléma jellegét, következményeit.

2. Probléma háttere, okai, megoldási lehetőségek

Itt lehet ismertetni, hogyan, mikor és miért alakult ki a jelenlegi helyzet. A problémával érintett szervezeti egységek, folyamatok komplex, de tömör leírása.

3. Projektcélok

Itt lehet vázolni, mi az elérendő cél, és hogy annak elérése hogyan oldja meg magát a problémát. Megmutatni, hogyan segít a célok megvalósulása a vállalat egészén, illetve miként kapcsolódik a vállalat küldetéséhez.

Miért kulcsfontosságú belső kommunikáció?

Ütőképes business case-t lehetetlen megfelelő, kétirányú, aktív kommunikáció nélkül elkészíteni. Ha egy HR-es tudja, mire vágynak a cég dolgozói, ha ismeri a motivációikat, a munkavégzéssel, szervezéssel kapcsolatos problémáikat, könnyebben tud nekik segíteni is. Egy rájuk szabott projektnek a támogatottsága is sokkal nagyobb lesz a vállalatok belül. Arról már is beszélve, hogy a megfelelő információk birtokában sokkal könnyebb olyan megoldásokat választani, amelyek megtérülési rátájuk és hasznosságuk révén a vezetőség felé is „eladhatóak”.

Ennek ellenére mégis sok HR-es esik abba a hibába, hogy nem kommunikál elég aktívan a dolgozókkal, vagy ez a kommunikáció csak egyirányú, valódi visszajelzésekre nem ad lehetőséget.

Az amerikai ADP Kutató Intézet szerint a dolgozók sokkal szívesebben maradnak a cégnél, ha jók a munkakörülmények és élvezetes a munka. És ők szívesen el is mondják, mitől lesz ilyen egy munkahely – ha van kinek. Ha úgy érzik, nem számítanak, akkor könnyebben dobbantanak. Nem véletlen, hogy a felmérés szerint a munkahelyváltás második leggyakoribb oka a közvetlen vezetőikkel való elégtelen kapcsolat, de előkelő helyen áll a vállalati kultúra szegényessége is.

Az Employee Channel szerint a legtöbb munkavállaló egyetért abban, hogy a HR kapcsolattartása nem megfelelő a munkatársak felé. Majdnem minden alkalmazott úgy érzi, hogy a HR kommunikációja nem ér célt, és a munkatársak nem kapnak elég információt a munkáról, a cég folyamatairól. A megkérdezettek 75%-a érzi úgy, hogy a HR alig tart vele kapcsolatot, és azt is rossz módon: az e-mail túl személytelen, a négyszemközti beszélgetések meg túl sok hasznos időt vonnak el.

A cég stratégiájához illeszkedő szervezett, rendszeres, átgondolt belső kommunikáció bizony megtérül.  Azok a vállalatok, amelyek hatékonyak a változáskezelésben és a belső kommunikációban, három és félszer nagyobb valószínűséggel múlják felül a versenytársakat, mint azok, amelyek nem jól működnek ezeken területeken.

4. Szükségletek

A projektcél eléréséhez minden szükséges forrás – munkaerő, hardver, szoftver, képzés, idő- és költségkeret – bemutatása.

5. Megoldási javaslatok

Számba venni minden alternatív lehetőséget, amellyel a projektcél elérhető. Ezeket fontos több szempont szerint (szükségletek, hatékonyság, várható eredmény, kockázatok, előnyök) összehasonlítani, és gyorsan átlátható formában prezentálni az anyagban.

6. Egyéb megfontolandó körülmények

A megtérülési mutatón túl a siker eléréséhez szükséges kritikus tényezők: pl. munkatársak/partnerek/ügyfelek/beszállítók hozzáállása, támogatók, ellenzők. Tényezők, amelyek lassíthatják, nehezíthetik a folyamatot.

7. Akcióterv

A projekt megvalósítása konkrét lépésekre lebontva. Rövid távú és hosszú távú tervek vázolása, a mérföldkövek megállapítása, valamint a siker mérésének módjai és eszközei.

8. Rövid vezetői összefoglaló

Az adott célcsoport (jelen esetben a vezetőség) részére készített rövidített anyag. Ez lényegében az előzőek egy oldalnyi, könnyen áttekinthető változata – kifejezetten az ő szempontjaikra, a számukra (is) érzékelhető előnyökre és esetleges kockázatokra fókuszálva.

 Tippek, amitől jó lesz a HR business case
  • A projekt vezetőjének legyen pontos képe az egyes részlegek elvárásairól és igényeiről a legalsó szinttől a legfelsőbbig. Nélkülözhetetlen annak a tűpontos ismerete, hogy az adott problémában és a megoldásában kik érintettek és érdekeltek, számukra mi az egyes tényezők fontossági sorrendje (pl. máshogy érzékeli ugyanazt a problémát a pénzügy és a HR, stb.). Érdemes minden érintett részleg esetében vázolni a megoldással járó esetleges nehézségeket és a várható nyereségeket.
  • Tisztában kell lenni azzal, mi alapján hozza meg a döntését a vezetőség, és az ő szempontjaik szerint is alaposan alátámasztani a projekt szükségességét. A business case-ben egyszerűen, tömören, közérthetően kell megfogalmazni, közvetíteni a megoldás hasznát és hasznosságát a vállalat vezetősége felé (több bevétel, költségcsökkentés, egyéb folyamatbéli előny, kötelező feladat, hibák javítása stb.).
  • A vezetői összefoglaló az egész munka esszenciája legyen, hiszen könnyen lehet, hogy a döntéshozók az anyag többi részét nem is fogják megnézni.
  • A projekt kivitelezői legyenek kívülállók számára is hitelesek, meggyőzőek.
  • A projektnek legyen minél több érdemi támogatója a HR-részlegen kívülről is, köztük lehetőleg meghatározó vagy senior munkatársakkal.
  • A cselekvési terv összeállításakor különös tekintettel kell lenni arra, milyen változással, esetleges – elvi vagy gyakorlati – nehézséggel járhat a folyamat a munkavállalók napi életében, meddig tart az átmeneti fázis.
  • Semmiképp nem szabad figyelmen kívül hagyni a projekt tervezése és megvalósítása során az érzelmi, szubjektív oldalt. A tények alapján meghozott higgadt döntés mellett az érzelmi elkötelezettség is nélkülözhetetlen ahhoz, hogy a cég akkor is kitartson a projekt mellett, amikor épp a nehéz fázisokban járnak.

Otti Csaba, alapító-ügyvezető igazgató (Login Autonom Employee Software), biztonságtechnikai tanácsadó (Óbudai Egyetem)
a szerző cikkei

hirdetés
IRATKOZZ FEL
HÍRLEVELÜNKRE!

KÖVESSEN MINKET A FACEBOOKON!

hirdetés
ÉRDEKES HÍRE VAN? KÜLDJE EL NEKÜNK!
hirdetés

A HR emberi oldala - hogy még többet tehess másokért! A hrpwr.hu és az Üzlet & Pszichológia konferenciája november 29-én.

Hogyan keress IT-s kollégát? Félnapos konferencia december 4-én.

hirdetés