Best practice
Hogyan felelt az ország vezető BPO vállalata, a Process Solutions (PS) a 2020-as év rendkívüli kihívásaira?
A koronavírus számos esetben teremtett a korábbiakhoz egyáltalán nem hasonlítható helyzetet az üzlet számos szegmensében, többek között a vállalat HR területén. Cikkünkben a Process Solutions (PS) HR-igazgatója, Kis Dóra mutatja be, hogyan felelt meg cége a kihívásoknak.
Változások a teljes dolgozói életciklus mentén
„Gondolom, sok vállalatnak nem újdonság, hogy a fizikai találkozások ellehetetlenülése miatt elektronikusan kellett megoldani a HR-feladatokat is vállalaton belül” – kezdi a szakember. „A folyamat során számos olyan dolgot is digitalizáltunk, amit ugyan már korábban is megtehettünk volna, viszont mivel nem voltak létfontosságúak, ezért vártunk velük. A helyzet viszont ahogy mindenkit, úgy minket is rákényszerített a gyors fejlődésre.”
A PS felvételi folyamata a következőkben változott a járvány hatására:
- A felvételikhez egy új, digitális tesztcsomagot fejlesztettek, amelyek minden pozícióhoz külön kialakított követelményrendszert mérnek.
- Egy új kolléga mindössze a felvételt követően, egy alkalommal kell, hogy személyesen is megjelenjen a PS irodájában, ahol biztonságos környezetben írhatja alá munkaszerződését, és akár érintésmentesen is átveheti a munkához szükséges eszközöket.
Itt az online onboarding:
A felvételt követően a kollégák betanulása és csapatba illesztése is alapvetően változott meg az elmúlt hónapok alatt:
- Az új belépők már csaknem teljesen online kapják meg a szükséges tréningeket, A„New Joiner Training” , 40 modulos képzés sorozat egyre több eleme e-learning-ként elsajátítható.
- Több szakmai belső tréning és továbbképzés is e-learningként zajlik a PS-nél.
- A vállalat a Skillnaut rendszerén keresztül fejleszti és üzemelteti az e-learning tréningjeit.
- A külső képzések is átalakultak, beleértve a vezetővé váló munkatársaknak szóló tréningsorozatot, a „Senior School”-t. Ez a vezetői képességekre fókuszáló tréning idén online formában valósult meg.
Digitális napi működés és munkaügyi adminisztráció:
„A PS a járvány hatására nagyban digitalizálta a napi működést és a munkaügyi adminisztrációt is.”
Ennek keretében az alábbi változások történtek:
- A munkáltató által aláírt munkaszerződéseket digitális formában is be lehet fogadni.
- Elektronikus formában kapják a munkavállalók az olyan dokumentumokat, mint például a bónuszértesítők.
- Online formában zajlik a teljesítményértékelés.
- Az összes céges megbeszélés átkerült a Microsoft Teams felületére, beleértve a havi rendszeres coaching-ot, és az egyéb támogató beszélgetéseket is.
- Elindult a PS „Knowledge Sharing” szakmai tudásmegosztó portál, amely interaktív lehetőségeket kínál a szakmai problémák elemzésére és közös megoldására chat, fórum és havi kiadványok formájában.
A napi adminisztratív munkafolyamatok mellett a belső kommunikáció is nagyrészt átkerült az online térbe a PS-nél:
- A korábbi „All Meeting”-ek minden munkatárssal immár szintén Teams-en zajlanak.
- Az előléptetéseket is online ünneplik meg.
- A vállalat hetente küld virtuális közleményeket.
- Folyamatos tájékoztatást kapnak a kollégák a csapat tagjainak egészségügyi állapotáról, a GDPR szabályzat figyelembevétele mellett.
- Folyamatosan fejlődik a vállalati intranet.
- A PS-nél a Microsoft Teams felület lett a standard, minden munkavállaló ezt használja.
A kilépési folyamat is átalakult
„Amennyiben egy kolléga elhagyja csapatunkat, úgy, amit csak lehet, elektronikusan intézünk el a kilépéssel kapcsolatban, és biztosítjuk számára a munkaeszközök érintésmentes leadását is. Az exit interjúk szintén átkerültek az online térbe.”
A tanulság: „Semmi sem lehetetlen”
„Úgy véljük, hogy a PS-nél minden kihívásnak a lehető legjobban meg tudtunk felelni és a kollégáink példásan vizsgáztak ebben a nehéz helyzetben. Amennyiben a szituáció kikényszeríti, minden változás fel tud gyorsulni, és szinte egyik napról a másikra végbemehetnek olyan projektek, amelyek korábban nehéznek és bonyolultnak tűntek. Ebben az egész változási folyamatban kiemelt szerep jutott annak a dedikált munkacsoportnak, amelyet a járvány kezdetén állítottunk fel, és ami azóta is működik – nekik nagy köszönettel tartozunk!” – mondta el Kis Dóra. (x)
