hirdetés
hirdetés

Hatékonysági kelepcék

Ezt az 5 csapdát kerüld el, amikor munkaköri leírást készítesz!

A munkavállaló pontosan annyira hatékony, amennyire a vele szemben támasztott elvárások összhangban vannak tudásával, képességeivel, tapasztalatával és motiváltságával. Éppen ezért nagyon fontos, hogy megfelelő munkaköri leírást kapjon kézhez. Az alábbiakban a munkaköri leírás elkészítésével és átadásával kapcsolatos hibázási lehetőségeket, csapdákat vesszük sorra: dr. Tomka Barnabás munkaerő-hatékonysági szakértő tanácsait a Piac&Profit gyűjtötte össze.

1. csapda: Túl későn megismert(etett) munkaköri leírás

Kezdjük azzal, hogy ideális esetben a munkaköri leírással nem a munkaviszony létesítését követően kellene először találkoznia a munkavállalónak. Míg ugyanis egy álláshirdetés csak nagy vonalakban vázolja, hogy milyen tevékenységre keres a vállalat új munkatársat, addig a munkaköri leírás teljes körűen kell(ene), hogy tartalmazza a munkavállaló által végzendő, rendszeres feladatokat.

Az álláskereső a hangzatosan elnevezett munkakörön túl csak az álláshirdetésben leírtakkal vetheti össze tudását, képességeit, tapasztalatait, és döntheti el, hogy alkalmasnak találja-e magát a feladatra. Sokban megkönnyítené az álláskeresés szakaszában lévő munkavállalók helyzetét, ha a megpályázni tervezett munkakörhöz kapcsolódó feladatok már ekkor ismertek lennének.

Az persze érthető, hogy teljes munkaköri leírásokat a vállalatok nem tesznek közszemlére álláshirdetéseken keresztül, ugyanakkor elvárható lenne, és mindkét fél érdekét szolgálná, ha az első személyes találkozáskor azt már megosztanák a pályázókkal. Munkavállalói oldalról ez már csak azért is hasznos és kívánatos, mert ismeretében a tudását, képességeit és tapasztalatait megítélni képes jelentkező vélhetően pontosabban fel tudja mérni saját alkalmasságát és motiváltságát a munkakör betöltésére. Lássuk be, a feladatra való alkalmasság mellett legalább annyira fontos a kellő motiváltság is a konkrét feladatok végzésére.

2. csapda: A frissen felvett munkavállaló tudása és tapasztalata nincs összhangban a munkaköri leírásban rögzített feladatokkal

A munkaköri leírások általában igen részletesen tartalmazzák a munkáltató elvárásait a munkavállaló tevékenységét illetően. Függetlenül attól, hogy ezek napi jelleggel végzett, rendszeres feladatok vagy éppen eseti jelleggel előforduló teendők, a munkavállalónak tudása és tapasztalata alapján képesnek kell lennie azok ellátására. Ez még akkor is jogos elvárás, ha a munkaviszony kezdeti szakasza a betanulás, az át- vagy kiképzés időszakát jelenti.

Amennyiben a munkaköri leírás megismerésére csak a munkaviszony létesítését követően kerül sor, kellemetlen meglepetésként érheti a munkavállalót – és a munkáltatót is! – , hogy feladatai közt több-kevesebb olyan is szerepel, amelyek képességét és tapasztalatait meghaladják, vagy éppen attól eltérőek. Elvileg minden feladat megtanulható ugyan, de munkavállalóként ez a helyzet komoly dilemmát okozhat. És nem csak az a kérdés merülhet fel, hogy a munkavállaló idővel alkalmas lesz-e a feladat elvégzésére, és tudja-e teljesíteni a vele szemben támasztott elvárásokat.

Legalább ennyire fontos a belső motiváltság, hogy akarja-e egyáltalán napi jelleggel végezni ezeket a feladatokat. Amikor ha másért nem, de az ott töltött idő alapján a munkahely a második otthon és a kollégák a második család, akkor nem másodrendű az a szempont, hogy munkavállalóként mennyire komfortosak és hozzá közel állóak a tőle elvárt, napi jelleggel végzett feladatok.

3. csapda: A napi feladatok nem vagy csak kevéssé fedik a munkaköri leírásban foglaltakat

A munkaköri leírásban rögzített elvárások jó része rendszeres, visszatérő feladat, ugyanakkor gyakran tartalmaznak soha vagy csak igen ritkán jelentkező teendőket. Általában 6–12 hónapnak el kell telnie ahhoz, hogy a munkavállaló megítélhesse, a leírt és tényleges feladatok mennyiben vannak összhangban egymással.

Amennyiben az alkalmi feladatokon túl jelentős eltérés tapasztalható a munkaköri leírásban rögzített és a napi rendszerességgel végzett feladatok között, és minderre ráadásul a próbaidőn túl derül fény, annak igen komoly és hosszú távú következményei lehetnek mindkét félre nézve. Nem számítva az olyan szerencsés helyzeteket, amikor az eltérések ellenére a munkavállaló tökéletesen helyt áll, és még kedvére is valóak a rábízott feladatok, az ilyen nem várt felismerés igen kellemetlen helyzetbe hozhatja a munkavállalót.

Azon túl, hogy olyan feladatokat kell végeznie napi rendszerességgel, amelyekhez nincs meg teljes egészében a megfelelő tudása és tapasztalata, számos kérdés merülhet fel benne munkaviszonyát illetően. "Lehet, hogy nem én vagyok a legalkalmasabb személy a feladatra? Talán a munkáltató nem tudta, hogy pontosan milyen feladatok tartoznak ehhez a munkakörhöz? Esetleg a munkáltató nem tudta pontosan, hogy mit várjon el a leendő munkatárstól? Vagy ami a legrosszabb, a munkáltató nem tudta, hogy kire van szüksége?"

Bármelyik kérdésre is legyen igen a válasz, az egyértelművé teszi, hogy ebből a munkaviszonyból hiányzik a munkavállaló hatékonyságát biztosítani hivatott összhang. Hiszen a munkavállaló pontosan annyira hatékony, amennyire a vele szemben támasztott elvárások összhangban vannak tudásával, képességeivel, tapasztalatával és motiváltságával. Ennek hiánya alapjaiban befolyásolja a munkavállaló teljesítményét, ezáltal pedig a vállalat hatékonyságát. Ez azért különösen fontos megállapítás, mivel a munkavállaló nagy valószínűséggel elmarad a saját maga elé kitűzött, illetve a munkáltató által elképzelt/elvárt szintű teljesítménytől.

4. csapda: A teljesítményértékelés nem vagy kevéssé követi a munkaköri leírásban foglaltakat

A teljesítményértékelés mint a munkáltatói (vezetői) visszajelzések egyik legfontosabb – és egyben hivatalos, írásbeli – eszköze önmagában is fontos és érdekes kérdéskör. Szükséges vele foglalkozni, de nem csak azért, mert a munkaköri leírás mellett a munkavállaló teljesítményét és hatékonyságát biztosítani hivatott rendszer másik meghatározó eleme. Azért is, mert a munkaviszonyokban jelenleg alkalmazott teljesítményértékelési rendszerek és módszerek finoman szólva is távol állnak attól, hogy érdemben értékeljék, és ami még fontosabb, valós képet adjanak a munkavállaló tényleges teljesítményéről.

Hogy miért? Leginkább azért, mert szubjektívak, az értékelt időszakból kiragadnak elemeket, az értékelést végző vezető „emlékeire”, pozitív és negatív benyomásaira, élményeire alapoznak. Ebből következően egy hatékony teljesítményértékelési rendszer ismérvei is körvonalazódnak: az értékelést végző személyes élményeitől és benyomásaitól mentes, az értékelt időszakot teljes egészében felölelő, valamint egy objektív, a munkavállalók összességén egységesen alkalmazott mérési módszere alapozott.

Ám mindezek önmagukban mit sem érnek, hogy ha az ebben a pontban vizsgált problémára nem találunk megoldást. Ugyanis a teljesítményértékelés kizárólag abban az esetben lehet korrekt, valós és érdemi, amennyiben ahhoz azokat a munkaköri leírásban rögzített és ténylegesen végzett feladatokat veszik alapul, amelyek végzésére a munkavállalót, mint a legalkalmasabb jelöltet korábban kiválasztották.

Akkor mégis mi az oka, ha a teljesítmények értékelése mégsem így történik, és mi lehet ennek a következménye? A teljesítményértékelés során a munkáltató elsősorban a munkavállaló tényleges tevékenységét, elvégzett munkáját értékeli. Ennek alapjául pedig azok a feladatok szolgálnak, amelyeket az értékelési időszak során a munkavállalóra bízott, részére kiadott. Ideális esetben az értékelést végző személye azonos azzal a közvetlen vezetőjével, aki a munkavállaló részére a feladatokat meghatározza. Amikor értékelésre kerül sor, az értékelő a kiadott feladatok munkavállaló által teljesített minőségét veti össze az általa előzetesen elvárt teljesítendő minőséggel. Vagyis az elvárás és a tényleges teljesítmény egymáshoz mért viszonya figyelembevételével történik az értékelés.

Induljunk ki abból, hogy a munkavállaló képes ellátni a munkaköri leírásban rögzített és ténylegesen is rábízott feladatokat, így amennyiben ezek értékelésére kerül sor, akkor valóban, ebből a szempontból érdemi lehet az értékelés. Amennyiben viszont olyan feladatok is érzékelésre kerülnek, amelyek nem szerepelnek a munkaköri leírásban, és a munkavállaló valamilyen okból – tudás vagy tapasztalat hiánya miatt – nem kellően felkészült a feladat elvégzésére, akkor beláthatjuk, hogy az értékelés semmiképpen sem tekinthető korrektnek. (Persze itt számtalan kérdés merülhet fel, például, hogy miért vették akkor fel, miért vállalta el a munkát, miért nem jelezte az ellentmondást korábban és még sorolhatnánk. Igen, ezek mind jogos megjegyzések, de ezek megvizsgálására nincs lehetőség, és nem is tárgya ennek a bejegyzésnek.)

5. csapda: Nem a megfelelő személy írta a munkaköri leírást

A munkaköri leírásnak „elvileg” a munkáltató által elvárt, a munkavállaló által ténylegesen végzett feladatokat kell tartalmaznia. Amennyiben eltérés mutatkozik a leírt és ténylegesesen végzett feladatok között, felmerül a kérdés, hogy mi ennek az oka, illetve hogyan fordulhat ez elő. A munkavállalótól ugyanis nem várható el maximális teljesítmény úgy, hogy munkáltatói oldalon a munkaköri leírásban foglaltak és a napi szinten elvárt feladatok összhangja, mint a munkaviszony egyik alapkövetelménye nem biztosított.

Jogos lehet a kérdés, hogy a munkaköri leírás elkészítésével megbízott személy – legyen az egy HR-es vagy éppen a közvetlen vezető – miért nem tudta összehangolni a munkáltató elképzelésit és ténylegesen elvárt feladatokat. Bárki is legyen felelős a kialakult helyzetért, azt önkéntelenül is egyértelművé tette, hogy munkáltatói oldalon nincs összhang az elképzelés és az elvárás között, ami nagy valószínűséggel vállalati oldalon hatékonyságcsökkenést eredményez, még ha egyetlen munkavállaló optimálistól elmaradó teljesítménye vállalati szinten önmagában nem is kimutatható.

Ami viszont igenis kimutatható, az az a „kár”, hogy a nem megfelelő munkaköri leírás alkalmazásával a munkavállalót megfosztották a lehetőségtől, hogy a tudásának és a munkáltató elvárásának megfelelő teljesítményt nyújthasson, illetve hogy teljesítményének értékelésekor azokat a feladatokat vegyék alapul, amelyek végzésére őt, mint a legalkalmasabb jelöltet korábban kiválasztották.

Dr. Tomka Barnabás, www.humaneroforrasoptimalizalas.hu
a szerző cikkei

(forrás: Piac & Profit)
hirdetés
IRATKOZZ FEL
HÍRLEVELÜNKRE!

KÖVESSEN MINKET A FACEBOOKON!

hirdetés
ÉRDEKES HÍRE VAN? KÜLDJE EL NEKÜNK!
hirdetés

A HRKOMM Award célja, hogy díjazza a Magyarországon futó, munkáltatói tevékenységhez kötődő különféle kampányokat, kommunikációs aktivitásokat. Pontszerzés a PR Toplistán! Nevezési határidő: 2019. augusztus 30.

Hogyan győzhető le az időstressz? Energiamenedzsment 4 lépésben. A szeptember 6-i tanfolyam során rövid, közös mindfulness gyakorlást tartunk, amit aztán beépíthetsz a hétköznapjaidba.

Toborzási kampányok létrehozása és eredményes működtetése a LinkedIn-en: gyakorlati workshop szeptember 12-én, limitált létszámmal.

Meg akarsz tanulni gyilkosan jó álláshirdetést írni? Gyere el „Kreatív álláshirdetés” workshopunkra október 9-én! Előadó: Földi Miklós Dániel reklám- és neuropszichológus

hirdetés