hirdetés
hirdetés

Best practicek a nagyvilágból

Így alakítsd ki a hatékony hibrid munkavégzés kereteit!

Mitől működik jól egy hibrid meeting? Hogyan lehet teljes értékű egy „kétéltű” csapat minden tagja a közös munka során? Az új kihívásokat sokan még csak ízlelgetjük, de ha körülnézünk, világszerte rajzolódnak ki az élhető hibrid munka legjobb gyakorlatai – írja a HRFeed.

Visszatértünk az irodákba, de ezek az irodák már nem ugyanazok a munkahelyek, mint amiket másfél éve pár hét alatt hátrahagytunk. A rugalmas munkavégzés és a bejárás közötti egyensúlyt még világszerte keresik a szervezetek, az újfajta működés számtalan előnye mellett már sorakoznak a kihívások is. Megnéztük, hogyan látják a tanácsadók a jövő munkavégzésének kereteit – nemcsak elmélettel foglalkozunk, lemegyünk a mindennapi működés gyakorlati oldaláig!

Fontosak a biztos alapok

Az amerikai Gartner piacelemző és tanácsadó vállalat riportja szerint a hibrid munka, mint egy háromlábú szék, 3 fókuszterületen áll: ha ezek a lábak nem stabilak, könnyen borulhat a rendszerünk. Ha úgy érezzük, nem hatékony a cégünk hibrid működése, érdemes e 3 területhez visszanyúlni, és megvizsgálni, hogyan javíthatunk.

Erőforrások: megkerülhetetlen a munkavégzéshez szükséges technikai eszközök biztosítása (hardverek és szoftverek) a munkavállalók távoli munkájához és a virtuális meetingek menedzseléséhez. A Gartner kutatása szerint a vállalatok 70%-a biztosított irodai eszközöket saját irodájából otthoni használatra, míg 58%-nál új hardverek beszerzésére is sor került. A távmunkára is tökéletesen alkalmas technikai háttér ma már nem vonzó előny egy álláshirdetésben, hanem belépési küszöb a hatékony munkához.

Vezetői támogatás: a hibrid működésben a vezetőnek nem a mikromenedzselés a feladata (egyébként sem, de itt végképp káros), hanem az elvárások és leszállítandók kezelése és segítése. Heti rendszerességű egyeztetésekkel, riportokkal és szóbeli visszajelzésekkel támogathatjuk a munkavégzést, ahol a csapattagok is adhatnak visszajelzést az elvárásokkal, a teljesítéssel kapcsolatban. A vezetői rugalmasság és az empátia soha nem volt még ennyire fontos.

Fejlesztés: a hibrid munkához szükséges képességek és készségek fejleszthetők. Ha a munkavállalók megkapják a támogatást ahhoz -például tréningek vagy célzott munkavállalói programok formájában-, hogy jobban kommunikáljanak és megtanuljanak működni az új keretek között, azzal nemcsak a hatékonyság, de a motiváció is növelhető.

A Doist összeállítása szerint a remote-first szemlélet szintén fontos: a hibrid munkavégzésben az irodában jelenlévők között gyakran sokkal hatékonyabb az információáramlás, jobban bevonják őket a döntésekbe és látványosabb a munkavégzésük is, aminek következtében az előléptetések és a bónuszok is nagyobb eséllyel landolnak náluk. Éppen ezért érdemes arra hangsúlyt fektetni, hogy a távolról dolgozók is megkapják ugyanazokat a lehetőségeket, mind a kommunikáció, mind az eredmények terén, mint azok, akik bejárnak. A Doist szerint itt válik ketté a távmunka-barát és a valódi hibrid működés: a valódi hibrid felismeri és kiaknázza a távoli munkavégzésben rejlő lehetőségeket is, és nem részesíti előnyben a fizikailag egy térből dolgozókat.

Kommunikáció térben és időben

A hibrid csapatoknál érdemes azt is vizsgálni, milyen módokon dolgozhatnak együtt a tagok. A Gartner kutatásai során négy munkamódot azonosított, amit azért fontos tudatosan kezelni, mert a különböző terek mellett a munkavégzés típusa is fontos szempont a hibrid munkában:

1. Közös munka egy térben: a csapat tagjai ugyanabban a térben vesznek részt megbeszéléseken

2. Közös munka, egymástól távol: a csapat tagjai ugyanabban a térben vagy távolról vesznek részt virtuális megbeszéléseken

3. Egyéni munka egy térben: a csapat tagjai ugyanabban a térben, de egyéni feladatokon dolgoznak

4. Egyéni munka, egymástól távol: a csapat tagja távolról, egyéni feladatokon dolgoznak.

Ez a sokszínű munkavégzés rendkívüli rugalmasságot kíván a szervezet minden tagjától, hiszen mind térben, mind időben eltérő igények jelennek meg. Más kollaborációt kívánnak a különböző pozíciók és feladattípusok, más környezetben teljesít jól egy introvertált vagy extrovertált személyiség, ez pedig a közös munka kereteinek hibridre szabott újratervezését is igényelheti.

A Gartner kutatása azt is megmutatta, hogy a HR vezetők továbbra is a közös térben végzett csapatmunkát (azaz megbeszéléseket és prezentációkat) preferálják, éppen ezért is hajlandóak nagy ráfordítással fejleszteni a virtuális megbeszéléseket támogató technikai feltételeket. Munkavállalói oldalról ugyanakkor a túl sok kötelező megbeszélés kiégéshez vezethet. Négyből három HR vezető értett egyet a kutatás szerint azzal, hogy kockázatos túl sok virtuális megbeszélést szervezni, de a cégeknek egyelőre csak 17%-a válaszolta azt, hogy bevezetett már meeting-mentes napokat vagy dedikált mentális egészség napokat a kiégés megelőzésére.

Hibrid munkanap a gyakorlatban

A hibrid munkavégzés egyik különlegessége, hogy nincsenek univerzális megoldások: minden csapat magának alkotja a szabályokat, amik a munka ütemétől és a feladatoktól függően időről időre változhatnak. Előfordulhat ciklikus feladatokat (pl. pénzügyi zárást) végző munkakörökben, hogy egy-két hét megfeszített munka után két sokkal lazább hét következik. A munkaidő elveszíti lineáris, vagy munkanapokhoz, munkahetekhez kötődő voltát: a cél, hogy az előre megszabott feladatokat saját belátásunk és a csapattal való együttműködés közös megegyezése alapján elvégezzük, történjen ez akár este, éjszaka vagy hétvégén, ha a munkánk engedi. Hogyan lehetnek mégis keretei ennek a közös munkának? 

Legyenek kötelezően elfogadott szabályai a kommunikációnak

Az irodában dolgozók át tudnak szólni egy gyors kérdés miatt a mellettük dolgozónak, átsétálhatnak a szomszédos szobába, ha látni akarják, hogy tud-e válaszolni a másik. A távolból dolgozóknak is adjuk meg ezt az esélyt: legyenek olyan kommunikációs csatornák, amelyek célja, hogy felváltsák ezeket az odafordulásokat. Egyezzünk meg abban például, hogy chat vagy hangüzenetekre két órán belül válaszolunk munkaidőn belül – ahol a munkaidő egy közösen meghatározott idősáv. Legyen demokratikus és egyenlő a hibrid munka a kommunikációban is: mindenki legyen megegyezésesen elérhető. Ne tűnhessen el válasz nélkül az otthonról dolgozó amiatt, hogy otthonról csatlakozik – és ez fordítva is igaz, kapjon válaszokat a távolból dolgozó is időben, ne maradjon le csak azért, mert nincs fizikailag elérhető közelségben.

A fentiek igazak a lényeges döntésekben is: ne a közös ebédnél vagy a folyosói beszélgetések során hozzunk döntéseket, hanem olyankor, amikor a csapat minden tagja jelen van. Régi beidegződés, hogy a megbeszélések után a tárgyalón kívül folytatjuk a beszélgetést. Hibrid működésben ezzel kizárjuk a távolról dolgozókat csak azért, mert nincsenek a közelben. Vegyünk erőt magunkon, és sajátítsuk el az „amit a megbeszélésen kimondtunk, az van, ami utána hangzott el, az nem is létezik”-szemléletet.

Legyenek a megbeszéléseknek előre lefektetett szabályai

Ha eddig nem is terveztünk ilyen mélységekben a meetingekkel, a sok résztvevős hibrid megbeszéléseknél különösen fontos, hogy mindenki tudja, mire számítson:

- A meetingekre csak a témában szorosan érintetteket hívjuk, törekedjünk a minél kevesebb résztvevős, minél rövidebb megbeszélésekre.

- Küldjünk ki a résztvevőknek agendát: konkrétan mit várunk a megbeszéléstől, mit kell megoldanunk? Jelöljük meg nagyon világosan a célokat és napirendi pontokat, ha szükséges, mutassuk be előre a résztvevőket egymásnak.

- A megbeszélés időpontja ne csak az irodában lévők szempontjaihoz igazodjon: vegyük figyelembe az otthonról dolgozók igényeit is.

- Legyen kötelező a bekapcsolt kamera! Erre a megbeszélés meghívójában és a megbeszélés kezdetekor is felhívhatjuk a figyelmet. A tárgyalóban ülő munkatársak sem húznak papírzsákot a fejükre, ugyanígy elvárható a távolról csatlakozóktól, hogy arccal kapcsolódjanak be.

- Ne legyenek különbeszélgetések: egyszerre egy ember beszéljen. Míg élőben csak-csak követhető, ha két szálon fut a beszélgetés, a hibrid meetingek során ez a hang legkisebb csúszása és a technika miatt már szinte lehetetlen.

- „Remote first” – azaz a távolról csatlakozó beszéljen először: ha vannak napindító vagy hétindító körkérdések, válaszoljanak először az otthonról dolgozók.

- Legyen 5-10 perc a megbeszélés előtt és után is, ez jól jöhet a technikai problémák elhárítására és az informális csevejre.

- A megbeszélés után kérjünk visszajelzést! Ez lehet egy 1-5 skálán egy visszajelzés arról, hogy mennyire sikerült jól a meeting, de adjunk lehetőséget arra is, hogy pár szóban, mondatban kifejtse a válaszadó a miérteket is. A tanulságokat beépíthetjük a későbbi megbeszélésekbe.

Legyen tudatos és kötelező a naptárhasználat

Míg az irodai munkavégzés során látjuk, ha a kollégánk elsietett egy tárgyalásra, addig a távol lévőknek fogalmuk sincs arról, min dolgozik épp a másik. Ahhoz, hogy mégis legyen képünk arról, ki mivel foglalkozik épp, mikor zavarhatjuk a másikat, fontos a mindenki számára kötelező és tudatos naptárhasználat.

A fenti szabályok szigorúnak tűnhetnek, de inkább kereteket adnak a hibrid munkavégzésnek, mint a végletekig leszabályozzák azt. Kísérletezzünk, változtassunk, csiszolgassuk a működést: éljünk a hibrid adta előnyökkel, és keressük a csapatunk számára leginkább komfortos megoldásokat.

(forrás: HR Feed)
hirdetés
IRATKOZZON FEL
HÍRLEVELÜNKRE!
hirdetés
ÉRDEKES HÍRE VAN? KÜLDJE EL NEKÜNK!
hirdetés

Alkalmazottpszichológia-tudás a hétköznapokra cégvezetőknek, értékesítési vezetőknek, értékesítőknek, kommunikációs szakértőknek, politikusoknak, és mindenkinek, akinek a munkája részét képezi, hogy meggyőzzön másokat, értékesítsen valamit: terméket, szolgáltatást, ötletet vagy önmagát.

Épülj, hogy építhess! – Alkalmazottpszichológia-tudás a hétköznapokra HR-eseknek, cégvezetőknek, coachoknak! 10 alkalmas képzés péntekenként: 10 oktatási nap + konzultációs lehetőség! 2021. októbertől!

Mutassátok meg, hogy CSR-ral valóban lehet jót tenni! Normál nevezési határidő: október 12.

A HRPWR.HU és az Üzlet & Pszichológia szaklap bemutatja a VIII. HR szakmai randit.

A verseny célja, hogy megtaláljuk a legjobb hazai PR-projekteket és ügynökségeket, valamint hogy a PR kiemelt kommunikációs szerepét tudatosítsuk. Végső nevezési határidő: október 15.

hirdetés