hirdetés
hirdetés

Mindig is tudni akartad, mit csinál egy facilitátor?

A hatékony online csoportmunka titka: facilitálj!

Nagyon aktuális kérdés, hogyan érezzük magunkat az online térben, és – adott esetben – miként vagyunk képesek az online térben csoportként együttműködni. Hogyan lehet az együttműködésünket facilitálni, és a fizikai térben működő gyakorlatainkat átvinni a virtuális térbe? Ezeket a kérdéseket járta körbe Mokos Katalin és Pintér Zsolt webináriuma, amelyet az októberi Nemzetközi Facilitációs Hét  keretein belül tartottak.

Az utóbbi időben a távmunka, a távoktatás, a családi táv-összejövetelek hangsúlyos szerepre tettek szert az életünkben. Akár szeretjük, akár nem: ehhez kellett hozzászoknunk, és meg kell próbálnunk a legjobbat kihozni belőle, tekintve, hogy úgy néz ki, egy darabig még velünk is marad ez a felállás. A statisztikákból azt láthatjuk, hogy a távmunkát segítő appok letöltése exponenciálisan megnőtt márciusban. Olyan mértékű szervezeti változások zajlottak le az átálláskor hetek alatt, amelyekre eredetileg éveket szántak volna a cégek. A távmunka feltételeinek megteremtését a cégek 99%-a lépte meg hetek alatt áprilisban, miközben egészen addig csak 60%-uk érezte erre felkészültnek magát felmérések szerint.

Mi lepett meg minket legjobban az online térrel kapcsolatban?

A webinárium-résztvevők nagyjából egybehangzó állítása szerint (ez egybevág számos felméréssel) az online térben dolgozni, meetingelni lényegesen fárasztóbb, mint élőben tenni mindezt. Többen kiemelték: meglepi őket, hogy sokan nem akarják bekapcsolni a kamerát a meetingeken (erről a jelenségről és lehetséges okairól korábban már mi is írtunk, itt). Sokan úgy érzik, nehezebb így letenni a munkát a nap végén. A nem várt előnyök közt szerepelt az utazási idő megtakarítása.

Ma már közhelynek számít a kijelentés, hogy a jövő a hibrid szervezeteké: vagyis a csoport egy része ténylegesen össze fog járni a fizikai térben, míg egyes tagok távmunkában dolgoznak. Számos szervezet már ma is ezt a felállást alkalmazza. Ez három nagy dilemmával jár:

  1. A csoportkohézió dilemmája: hogyan lehet csoportot építeni az online térben?
  2. A (személyes) online élmény dilemmája: az akár ad hoc személyes jellegű kapcsolódások – a „Na mikor megyünk kávézni? / Kiugrasz velünk ebédelni?” – hogyan jöhetnek létre az online térben?
  3. A vezetői dilemma: hogyan alakítja át a vezetést az, hogy nem állunk ott fizikailag a kollégák mellett?

Milyen kihívások nehezítik a hibrid működést?

A fenti kérdésre számos válasz érkezett a hallgatóságtól. Érdemes kiemelni a technikai feltételek, illetve ezek hiánya okozta nehézségeket, amit számosan említettek – különös tekintettel arra az esetre, amikor a kollégánál hiányzik egy eszköz, ezért például nem halljuk őt, visszhangzik, vagy el-eltűnik a megbeszélésről a kapcsolat megszakadása miatt –, illetve hogy az informális kommunikácó az online, vagy a hibrid térben sokkal nagyobb szervezést és odafigyelést igényel a csoport és a vezetők részéről. Sok nehézséget okoz az online etikett betartása is (kinél van bekapcsolva a kamera, háttérből behallatszó zajok stb.). Lehetséges megoldási javaslatként elhangzott, hogy ha minden kollégának biztosítanák a megfelelő online eszközöket, ezzel az első számú probléma kiküszöbölhető lenne. Emellett fontos lenne az edukáció, mindenekfölött pedig: kérdezzük meg a kollégákat, hogy nekik mire van szükségük, hiszen az online és a hibrid térben való létezés számos eddig nem látott vagy nem ilyen mértékben tapasztalt nehézséget hozott magával, amelyek az egyes cégeknél és munkavállalóknál eltérően módon és mértékben jelentkeznek.

A kérdés, amit fel kell tenned: mi az összejövetelünk célja?

Amikor az online térben gyűjtjük össze a munkavállalóinkat egy közös eszmecserére, minden esetben először is azt kell meghatározni, mi is a célunk az összejövetellel. Az online interakciónak különböző típusai léteznek, és nagyon nem mindegy, hogy

- kötetlen beszélgetés,

- prezentáció, előadás,

- távmunka,

- üzleti megbeszélés,

- workshop

- vagy éppen oktatás, tréning

az, amire összegyűlnek az embereink. Az eszközt is érdemes ennek megfelelően megválasztani, hiszen míg a munkatársak közti kötetlen beszélgetésre a messenger is kiválóan alkalmas, addig egy előadást például már nem lehet rajta megtartani. Más-más platformot érdemes használni ötletgyűjtésre, döntéshozásra, illetve oktatásra.

Online facilitáció

Hogyan csináljuk mindezt jól? Erre ad választ az online facilitáció módszere. Mindenekelőtt hat kérdést kell feltennünk:

  1. Mivel? (Skype, Zoom, Teams?...)
  2. Kivel? (Legyen-e például egy semleges nézőpontot képviselő megfigyelője a megbeszélésnek, aki online facilitátor szerepkörben működik?)
  3. Milyen mélységben? Itt kell tisztáznunk azt, hogy milyen mélységű bevonódást várunk az egyes résztvevőktől. (Ez csak egy tájékoztatás, vagy szükséges az aktív részvétel?)
  4. Hogyan? Milyen módszerekkel lehet a résztvevők bevonódását emelni? Hogyan lehet az introvertáltak szavát felerősíteni? Az online facilitáció számos hatékony módszert, online felszabadító technikát kínál erre, ezek némelyikébe a workshopon is bepillanthattunk (szavazások, kiscsoportos beszélgetések, tesztek, chat stb.).
  5. Mikor? Ne akarjunk mindent 1,5 órába begyömöszölni! Érdemes helyette szinkron és aszinkron tevékenységekre bontani a meeting témáját; néha jobb, ha valamit előre elolvastatunk / megnézetünk a résztvevőkkel, mint ha helyben próbálnánk a szűkös időkeretek közé beszorítani az információt. Azt is kérhetjük tőlük, hogy előzetesen írják össze a kérdéseiket.
  6. Miért? Gyakran úgy kerülünk be egy online folyamatba, hogy nem tudjuk, miért vagyunk ott. Az már késő, ha ott helyben derül ki az ottlétünk célja. Határozzuk meg világosan előre, és kommunikáljuk minden résztvevő felé.

Talán az egyik legnagyobb kihívást az jelenti, hogy az aktív részvételt hogyan tudjuk segíteni. Ebben sokat segít, ha megosztjuk a feladatokat és a szerepeket (más-más feladata és szerepe van a hostnak, az előadónak és a résztvevőknek).

Mindezek megfelelő átgondolásával és a fent említett facilitációs technikák alkalmazásával szolgálatunkba tudjuk állítani az online teret, ahelyett, hogy rákényszerítve éreznénk magunkat. Ami nagyon fontos: ha a fizikai térben volt egy rosszul működő gyakorlatunk, azt ne próbáljuk meg áttolni az online térbe – vagy ha mégis ezt tesszük, ne várjunk csodát: ott sem fog jól működni.

Facilitáció mint a közös gondolkodás csodaszere
A moderációként már ismertebb módszertan angolszász elnevezése a facilitáció, ami a csoportmunkát segíti és ösztönzi, finoman keretet adva egy adott témában. A facilitáror segíti összehangolni az eltérő gondolkodású és habitusú emberek nézőpontjait, hogy a közösen megalkotott eredményt mindenki a sajátjának érezze. Az egyéni felelősségvállalást ösztönző facilitatív módszertanok várhatóan egyre nagyobb teret kapnak majd az üzleti és non-profit szférában, mert elősegítik a hatékony csoportmunkát, könnyen áthidalják a generációs eltéréseket és nagymértékben bevonják a csoporttagokat, amivel növelik az elköteleződést.
hirdetés
IRATKOZZON FEL
HÍRLEVELÜNKRE!
hirdetés
ÉRDEKES HÍRE VAN? KÜLDJE EL NEKÜNK!
hirdetés

A HR és a vezetés szerves része, hogy értsük a munkavállalóban végbemenő folyamatokat. Webináriumunkon azok a szolgáltatók mutatják be gyakorlati megoldásaikat, akik egy szervezet emberi működésével kapcsolatos kérdésekre adnak válaszokat. HR-eseknek ingyenes!

hirdetés